Аўтаматычнае ліст: як зрабіць рассылку?

Большасць шараговых карыстальнікаў працуе з электроннай поштай непасрэдна на сайце. Які прадастаўляецца ім функцыяналу цалкам дастаткова для стварэння і атрымання лістоў. Але што рабіць, калі неабходна адно і тое ж ліст адправіць вялікаму ліку людзей, патрабуецца адправіць пэўны пасланне ў канкрэтны час, працягваць адпраўляць лісты без удзелу чалавека, пакуль той лашчыцца на пляжы ў адпачынку? У такіх выпадках на дапамогу прыходзяць разнастайныя праграмы і сэрвісы аўтаматычнай рассылкі. Яны адрозніваюцца па функцыянале, платнасці / бясплатнасці, асаблівасцям працы і шматлікім іншым фактарам, але тое, што іх аб'ядноўвае, - для працы ім не трэба пастаяннае прысутнасць чалавека. Рассыланне лістоў можа ажыццяўляцца круглыя суткі з розным наладжвальным інтэрвалам.

Навошта патрэбныя рассылання?

Меркаванне, што асноўным і найбольш выніковым маркетынгавым інструментам з'яўляецца сайт, далёка ад ісціны. Большая частка пакупнікоў тавару ці паслугі пры аднаразовым візіце на вэб-старонку яшчэ не гатовая прыняць рашэнне аб здзяйсненні пакупкі. Прычыны могуць быць рознымі, і не на апошнім месцы стаіць банальная непамятлівасць. Кліенты проста не памятаюць, што бачылі нешта, што прыцягнула іх увагу. Некаторым патэнцыйным пакупнікам даводзіцца неаднаразова нагадваць пра сябе, пакуль яны, нарэшце, не здзейсняць куплю. І аўтаматычнае ліст, накіроўваўся па электроннай пошце, служыць такім напамінам.

Магчымасці паштовых кліентаў і сэрвісаў

Існуе мноства праграм і сэрвісаў аўтаматычнай рассылкі карэспандэнцыі, як платных, так і бясплатных. Іх функцыянал не абмяжоўваецца толькі адпраўкай лістоў без удзелу чалавека, яго магчымасці значна шырэй:

1. Перад масавай рассылкай эфектыўнасць лістоў можна пратэставаць на абранай групе карыстальнікаў, вывучыўшы статыстыку адпраўкі і дастаўкі гэтых лістоў, актыўнасць кліентаў пасля іх атрымання.
2. Сэрвісы дазваляюць рэгулярна актуалізаваць спіс падпісчыкаў, апрацоўваючы сэрвісныя паведамленні пра памылкі дастаўкі. Такім чынам, рэсурсы сістэмы не марнуюцца на бескарысныя дзеянні па рассылцы на неіснуючыя больш адрасы.
3. Статыстычныя дадзеныя па пераходах па спасылках у лістах дапамогуць ацаніць эфектыўнасць рэкламнай кампаніі.
4. Убудаваная тэхналогія вызначэння месцазнаходжання падпісчыкаў дазволіць падбіраць лісты для рассылкі, зыходзячы з геаграфіі.
5. База для ажыццяўлення рассылання лістоў можа быць папоўненая рознымі аўтаматычнымі спосабамі, да прыкладу, сканаваннем сайтаў у сеткі.

Наладжваюцца таксама аўтаматычныя адказы на лісты. Гэта апынецца карысным, напрыклад, пры ад'ездзе. Які напісаў можна паведаміць, што ліст атрымана, але адказ на яго будзе па вяртанні праз нейкі час. Калі адбылася змена адрасу электроннай пошты, то атрымаць адпраўляюцца на стары адрас пошту вельмі лёгка - досыць наладзіць перасылку. Але як паведамляць усім пішучым, што стары адрас больш неактуальны, і ў наступны раз лепш пісаць адразу на іншы? І ў гэтым дапаможа аўтаматычнае ліст.

Такія праграмы звычайна маюць шаблоны тыповых лістоў, якія лёгка можна мадыфікаваць пад сябе. Дзякуючы ўсяму гэтаму аўтаматычная рассыланне дазваляе прасоўваць тавары і паслугі з мінімальнымі выдаткамі часу і сродкаў на рэкламу, апрацоўку і аналіз карэспандэнцыі.

Што рассылаць?

Найбольшай папулярнасцю карыстаюцца лісты-прывітання (напрыклад, пасля рэгістрацыі на рэсурсе) і падзякі (да прыкладу, за дасканалы заказ або доўгачасовае супрацоўніцтва з кампаніяй).

Прывітання з'яўляюцца найбольш чытаюцца лістамі. Людзі прывыклі бачыць іх, большасць іх адкрывае ў пошуках нейкай карыснай або цікавай інфармацыі.

У лістах-падзяках могуць утрымлівацца дадзеныя аб замове, спосабе дастаўкі, розных акцыях і зніжках пастаянным кліентам. Усё гэта прыцягвае людзей, і такія лісты таксама, як правіла, чытаюцца ці хаця бы мімаходзь прагледжваюцца.

Аўтаматычнае ліст можа прапаноўваць тавары, спадарожныя тым, якія чалавек набыў, або якімі цікавіўся. Лісты дазволяць павіншаваць, да прыкладу, з днём нараджэння, зрабіўшы індывідуальнае выгаднае прапанову.

Для працы са складанымі праблемамі кліентаў, вядома ж, ужо спатрэбяцца спецыялісты. Але больш простыя пытанні дзякуючы аўтаматычным пісьмах могуць вырашацца ў кругласутачным і штодзённым рэжыме тады, калі яны патрэбныя карыстальнікам.

Сярод усёй разнастайнасці праграм і сэрвісаў добра вядомая праграма Outlook ад Microsoft, таму спосабы стварэння рассыланняў, аўтаматычных адказаў і переправления пэўных лістоў на іншыя адрасы будуць разгледжаны менавіта на яе прыкладзе.

Рассылка

Каб адправіць ліст вялікай групе людзей, няма неабходнасці кожны раз дадаваць іх у спіс адрасатаў ўручную. Для гэтага можна стварыць спіс рассылкі. На ўкладцы «галоўная» ў праграме неабходна выбраць пункт «стварыць групу кантактаў», затым паказаць імя для гэтай групы і дадаць у яе ўдзельнікаў. Спіс удзельнікаў і назва групы пры неабходнасці рэдагуюцца або выдаляюцца цалкам. Адзін і той жа кантакт можа ўваходзіць ў калі заўгодна вялікі лік груп карыстальнікаў, якім будзе выконвацца аўтаматычная рассыланне лістоў. Гэта дазваляе эканоміць нямала часу.

Аўтаматычнае ліст: як зрабіць

Часам бывае неабходнасць адправіць аўтаматычнае ліст у строга вызначаны час, прычым у адсутнасць самога адпраўніка ў кампутара. Аўтаматычная адпраўка лістоў Outlook дазваляе зрабіць і гэта. Варта напісаць звычайны ліст, пры неабходнасці ўкласці ў яго патрэбныя файлы, пазначыць адрасата (адрасатаў) або спіс рассылкі, а затым перайсці да падзелу меню «параметры». Далей у гэтым раздзеле выбіраецца пункт «затрымка дастаўкі», а затым - «не дастаўляць да». Потым наладжваюцца ўсе неабходныя параметры, у тым ліку дата і час адпраўкі лісты, наяўнасць або адсутнасць апавяшчэнняў аб дастаўцы і чытанні і т. Д.

Пасля ўказанні ўсіх патрэбных дадзеных варта адправіць ліст. Яно захаваецца ў тэчцы адпраўленых лістоў, але рэальна сыдзе атрымальніку толькі ў пазначаны дзень і гадзіну. Важна, каб у гэты час кампутар быў уключаны, праграма была на ім запушчана, а таксама прысутнічала інтэрнэт-злучэнне. Калі ж гэтыя ўмовы не былі створаны ў патрэбны момант, то аўтаматычная адпраўка лістоў адбудзецца ў той момант, калі яны, нарэшце, будуць выкананы. Гэта не вельмі зручна, аднак тут нічога нельга зрабіць.

Аўтаматычная перасылка лістоў Outlook

Перапраўляцца ад першага адрасата да іншых лісты могуць двума спосабамі - перасыланнем і перанакіраваннем. Перасланыя лісты адрозніваюцца наяўнасцю ў тэме абрэвіятуры FW, а атрымальнік бачыць, з якога адрасу ліст быў адпраўлены першапачаткова, а з якога потым пераслана яму. Перанакіраванне для атрымальніка ніяк не прыкметна, ён бачыць ліст як адпраўленае першым адпраўніком.

кіраванне перасыланнем

Можна наладзіць альбо перапраўку абсалютна ўсіх лістоў, альбо стварыць правілы, якія рэгламентуюць, што і калі павінна перасылацца. Пры гэтым перанакіраванне лісты захоўваюцца ў тэчцы «Уваходныя». Праграма аналізуе дасланае ліст, і калі яно адпавядае умовам, названым у правілах, то выконвае зададзенае гэтым правілам дзеянне. Гэта можа быць не толькі аўтаматычная перасылка лістоў або адказ на іх, але і перакладанне яго ў пэўную тэчку, т. Е. Сартаванне, выдаленне і т. Д.

Каб стварыць правілы апрацоўкі уваходнай карэспандэнцыі, неабходна выбраць пункт «правілы» на галоўнай ўкладцы праграмы. Далей у меню «кіраванне правіламі і абвесткамі» ужо непасрэдна наладжваюцца алгарытмы апрацоўкі атрымліваюцца лістоў.

забарона перасылкі

Некаторыя лісты не могуць быць перасланыя - гэта адбываецца, калі адпраўнік ўсталяваў на пасылае ім карэспандэнцыю абарону, не якая дазваляе атрымальніку дзяліцца гэтай інфармацыяй з кім-небудзь яшчэ. Такое абмежаванне здымаецца толькі адпраўніком, атрымальнік не зможа гэтага зрабіць ніякім спосабам.

Таксама ў кампаніях сістэмны адміністратар можа ўсталёўваць уласныя правілы, якія абмяжоўваюць ці забараняюць цалкам перасылку лістоў за межы сеткі прадпрыемства, а часам і ўнутры яе. Гэта робіцца для абароны карпаратыўнай інфармацыі.

аўтаадказ

Пры адсутнасці адрасата на месцы з-за камандзіроўкі, адпачынку, хваробы або па нейкіх іншых прычынах могуць быць настроены аўтаматычныя адказы на лісты. Калі пошта размяшчаецца на карпаратыўным паштовым сэрвісе, то таксама можна стварыць розныя адказы на лісты, якія прыходзяць ад іншых супрацоўнікаў кампаніі, і на якія атрымлівае звонку.

Для ўключэння гэтай функцыі ў меню праграмы ў раздзеле «файл» выбіраецца пункт «аўтаадказ», дзе неабходна выбраць «адпраўляць аўтаадказ». У гэтым раздзеле пішацца сам тэкст лістоў, а таксама паказваецца перыяд, на працягу якога гэтыя адказы будуць адпраўляцца. Калі да завяршэння гэтага перыяду карыстальнік з'явіцца ў сетцы, то яму будзе прапанавана адключыць функцыю.

На перыяд дзеяння аўтаадказ можна задаць правілы апрацоўкі пошты, да прыкладу, на перасылку іх іншым супрацоўнікам кампаніі, якія могуць вырашаць ўзніклі пытанні, і т. Д.

У праграме даступная падрабязная даведка, а таксама усплывальныя падказкі, якія дапамагаюць пазбегнуць распаўсюджаных памылак пры працы з ёй.