Як афармляць укладыш у працоўную кніжку? Правілы запаўнення ўкладыша

Рэдка чалавек доўгі час, а то і ўсё жыццё, працуе на адным месцы. У большасці выпадкаў у людзей даволі вялікі паслужны спіс у працоўнай кніжцы. А так як колькасць старонак для запісу пра месцы працы ў ёй абмежавана, то і даводзіцца набываць ўкладыш. Як афармляць укладыш у працоўную кніжку? Як правільна зрабіць запіс? Гэтыя і іншыя нюансы разгледзім у гэтым артыкуле.

форма дакумента

Часам можна сутыкнуцца з тым, што старонкі ў працоўнай кніжцы, дзе вядуцца запісы аб месцы працы, заканчваюцца. І гэта не значыць, што трэба мяняць працоўную і заводзіць новую. Для такіх мэтаў была распрацавана спецыяльная форма - укладыш, якая і працягвае налічваць супрацоўніку працоўны стаж.

Форма ўкладыша ў працоўную кніжку ўстаноўлена на заканадаўчым узроўні. Тытульны ліст запаўняецца аналагічна працоўнай кніжцы. Для запісаў аб месцы працы ўкладыш мае 9 разваротаў, аб узнагароджаннях - 8 разваротаў.

Укладыш ўшываецца ў працоўную і запаўняецца згодна рэгламентаваным правілах (пастанова Міністэрства працы РФ № 69 ад 10 кастрычніка 2003 году).

набыццё ўкладыша

Дзе бярэцца бланк? Укладыш у працоўную кніжку, зрэшты, як і самі кніжкі, павінен набываць непасрэдна працадаўца ў унітарнага прадпрыемства «Гознак». Працадаўца не можа:

• прымаць чысты ўкладыш ад супрацоўніка;
• патрабаваць прынесці ўкладыш самастойна.

Любы кадравы работнік ведае, што укладыш у працоўную - гэта справаздачны дакумент. Таму набываць яго варта толькі ў тых кампаній, якія заключылі дамову з прадпрыемствам «Гознак». Фірма, якая займаецца распаўсюджваннем ўкладышаў і працоўных, абавязаная мець ліцэнзію, а таксама сертыфікат, якія пацвярджаюць паўнамоцтвы на продаж.

Твар, якое ажыццяўляе закупку ўкладышаў, павінна мець спецыяльную даверанасць. Далей, пасля набыцця, ўкладышы захоўваюцца ў бухгалтэрыі. Бухгалтар павінен унесці ў прыходна-расходную кнігу ўсе нумары набытых бланкаў і перадаць іх пад распіску ў кадравы аддзел.

Працадаўца павінен заўсёды мець у наяўнасці неабходная колькасць дакументаў строгай справаздачнасці. Выдача ўкладыша ў працоўную кніжку можа ажыццяўляцца толькі ў адпаведнасці з правіламі, усталяванымі урадам РФ.

Плата за бланк ўкладыша спаганяецца працадаўцам у наступных выпадках:

• пры афармленні яго ўпершыню (гэта значыць у працоўнай скончыліся старонкі патрэбнага падзелу);
• пры выдачы дубліката працоўнай кніжкі.

Ўкладыш можа быць выдадзены і бясплатна, калі дадзены пункт прадугледжваюць лакальныя нарматыўныя акты. Таксама законам прадугледжана яшчэ некалькі выпадкаў, калі бланк ўкладыша выдаецца бясплатна:

• пры выдачы дубліката, калі асноўны дакумент быў згублены па віне працадаўцы;
• пры паўторным запаўненні бланка ўкладыша, сапсаванага па віне кадравага работніка (асобы, адказнага за вядзенне працоўных кніжак).

Калі да таго часу, калі будзе ўносіцца запіс ць укладыш у працоўную кніжку, цана яго павялічылася, то працадаўца не можа браць з супрацоўніка грашовую кампенсацыю, якая перавышае закупачную цану менавіта гэтага бланка. У адваротным выпадку гэта будзе з'яўляцца заканадаўчым парушэннем. Кошт ўкладыша сёння складае прыкладна 180 рублёў.

правілы вшивания

Работнік аддзела кадраў павінен самастойна паклапаціцца аб тым, каб ушыць укладыш у працоўную кніжку, бо ён з'яўляецца непасрэдным працягам асноўнага працоўнага дакумента. Вшивание ўкладыша складаецца з некалькіх крокаў:

1. Кадравік робіць адзнаку на тытульным лісце працоўнай аб выдачы ўкладыша. Каля адзнакі прапісваюцца серыя, нумар ўкладыша, якія павінны супадаць з тымі, якія пазначаны на самай бланку.
2. Запаўняецца першы ліст у адпаведнасці з прадастаўленымі супрацоўнікам дакументамі. Дата запаўнення можа супадаць з датай прыёму супрацоўніка на працу.
3. Вшивание ўкладыша ў працоўную. Гэта павінна быць зроблена своечасова, каб пазбегнуць накладання штрафных санкцый.

Зафіксаваных правіл, як афармляць укладыш у працоўную кніжку, няма. Але на практыцы вопытных кадравых работнікаў даказана, што аптымальным варыянтам вшивания ўкладыша з'яўляецца наступны алгарытм:

• неабходна разгарнуць працоўную паміж апошняй старонкай і вокладкай;
• адкрыць бланк ўкладыша пасярэдзіне;
• зрабіць шылам два адтуліны - у працоўным і ва ўкладышы;
• з дапамогай іголкі і белых нітак прышыць укладыш да кніжкі (канцы нітак павінны застацца ўнутры ўкладыша).

Памылкі пры вшивании

Нават нягледзячы на тое, што ушыць ўкладыш быццам бы не складае адмысловай працы, нявопытныя кадравікі ўсё ж такі прымудраюцца зрабіць памылкі.

Да асноўных памылак можна аднесці:

1. Вшивание бланка да яго запаўнення. Гэта можа прывесці да таго, што звесткі на тытульных лістах двух дакументаў будуць адрознівацца. Следствам гэтага будзе з'яўляцца адмацаванне бланка і выпраўленне дадзеных. Пры гэтым на сапсаваны ўкладыш складаецца спецыяльны акт па факце яго знішчэння.
2. Адарвання вокладкі ад ўкладыша. Гэта з'яўляецца не проста памылкай, а грубым парушэннем. Бланк з'яўляецца зацверджаным ў заканадаўстве дакументам, і любое яго перайначванне, акрамя штрафаў для працадаўцы, цягне за сабой адмову ў афармленні пенсіі для супрацоўніка, які прадаставіць такую працоўную з сапсаваным укладышам.

За новы бланк ўкладыша, як гаварылася вышэй, кіраўнік павінен спаганяць плату з супрацоўніка. Але калі ўкладыш сапсаваны па віне аддзела кадраў, паўторны бланк прадастаўляецца бясплатна.

алгарытм запаўнення

Дасведчаныя кадравікі ведаюць, што ўкладышы запаўняюцца аналагічна працоўнай кніжцы. Тым не менш можна трымаць перад вачыма ўзоры запісаў у працоўную кніжку, каб лішні раз не рабіць выпраўленняў. Алгарытм запаўнення заключаецца ў наступным:

1. Укладыш пачынае запаўняць тая арганізацыя, падчас працы ў якой скончыліся поля для запісаў у працоўнай кніжцы.
2. Дата на ўкладышы ставіцца па факце запаўнення, а не па даце пачатку працоўнага стажу.
3. Ва ўкладышы павінны прапісвацца толькі тыя дадзеныя, якія актуальныя на дадзены момант.
4. На тытульным лісце павінна стаяць подпіс таго, хто аформіў ўкладыш, і друк арганізацыі.
5. Бланкаў ўкладыша ў працоўнай можа быць колькі заўгодна, заканадаўства не абмяжоўвае іх колькасць.

Як афармляць укладыш у працоўную кніжку далей? Калі ўсе дадзеныя ўнесены, укладыш ўшываецца ў працоўную, і на першым лісце прастаўляецца штамп «Выдадзены укладыш».

нюансы запаўнення

Запаўненне ўкладыша патрабуе захавання шэрагу прынцыпаў:

• бланк ўкладыша вядзецца гэтак жа, як і сама працоўная кніжка;
• без працоўнай ўкладыш не сапраўдны;
• нумарацыя ў бланку працягвае тую, што пачата ў працоўнай;
• калі адзнака ў працоўнай кніжцы абарвалася, то яе працягваюць на першай старонцы ўкладыша;
• пры змене прозвішча выпраўлення робяць і ў працоўнай, і на новым бланку;
• калі на ўкладышы не варта друк арганізацыі, у якой ён заведзены, а грамадзянін ужо змяніў месца працы, яму неабходна звярнуцца да былога працадаўцу за яе прастаўленнем.

Як выправіць памылку?

Кадравы работнік можа па няўважлівасці зрабіць памылку пры запаўненні тытульнага ліста бланка. У дадзеным выпадку яго трэба будзе спісаць, склаўшы пры гэтым спецыяльны акт.

Пры здзяйсненні памылкі ў напісанні серыі ці нумары ўкладыша ў працоўнай кніжцы, неабходна зрабіць пазнаку аб унясенні памылковай запісу і ўнесці дадзеныя зноў.

Калі памылка была здзейсненая пры запаўненні палёў пра месца працы, то выпраўлення ўносяцца аналагічна працоўнай. Запіс ня закрэсліваюцца і не выпраўляецца. Пад ёй робіцца пазнака аб несапраўднасьці запісу, ставіцца парадкавы нумар і уносіцца новы запіс.

У любым выпадку гэта не азначае, што ў дакументах можна рабіць памылкі. Каб лішні раз падстрахавацца, можна трымаць перад сабой узоры запісаў у працоўную кніжку.

Чаго рабіць нельга?

Як афармляць укладыш у працоўную кніжку і як весці запісы, зразумела. Разгледзім, што катэгарычна забаронена рабіць пры вядзенні бланка ўкладыша:

1. Выкарыстоўваць новую працоўную замест афармлення бланка ўкладыша.
2. Падшываць або прыляпляць у працоўную замест ўкладыша чыстыя лісты.
3. Рабіць выпраўленні ў раздзеле «Звесткі аб узнагароджаннях», гэта значыць мяняць апошняе слова на слова «аб працы».

За дзеянні любога характару, якія не прапісаны ў Правілах вядзення працоўных кніжак і ўкладышаў, працадаўца можа быць аштрафаваны.

Ці дзейнічае бланк без працоўнай кніжкі?

Працоўны кодэкс дакладна рэгламентуе выкарыстанне працоўных кніжак і ўкладышаў да іх. І калі першыя з'яўляюцца сапраўднымі самі па сабе, то як ідуць справы з ўкладышамі? Ці можна іх прад'яўляць асобна ад працоўных?

Згодна з асноўнымі Правілах і інструкцыі па вядзенню і запаўненні дадзеных дакументаў, асобна ўкладыш ня дзейнічае, і ўжо тым больш выкарыстанне яго без працоўнай кніжкі немагчыма.

Улічваючы ТК РФ, працадаўца або спецыяліст па кадрах не маюць права здзяйсняць дзеянні наступнага характару, калі грамадзянін прад'яўляе толькі ўкладыш:

• афармляць дадзенага грамадзяніна на працу;
• звальняць грамадзяніна з дадзенага месца працы;
• рабіць якія-небудзь запісы ў такім бланку ўкладыша;
• здзяйсняць іншыя дзеянні з бланкам.

Дакумент мае вагу і можа быць прыняты пад увагу толькі тады, калі ён ўшыты ў працоўную кніжку па ўсіх ўсталяваных правілах, а на тытульным лісце ёсць запіс, гаворачая аб рэгістрацыі гэтага дакумента.