Што такое намэнклятура ў справаводстве

Каб правільна весці справаводства, неабходна ведаць, што такое намэнклятура. Паводле вызначэння, наменклатурай называецца складзены па пэўнай сістэме спіс пералічэння тых дэталяў, матэрыялаў, канструкцый, якія былі выкарыстаныя вытворчасцю. Пры складанні такога спісу кожнаму згаданага матэрыялу прысвойваецца ўмоўна код з лічбаў, літар ці літарна-лічбавы камбінацыі - наменклатурны нумар.

У справаводстве намэнклятура спраў - гэта сістэматызаваны па змесце пералік дзелавых папер (або спраў), якія афармляюцца ў працэсе работы якой-небудзь арганізацыі. Наменклатурай вызначаецца, які тэрмін павінны паперы захоўвацца, і ў якім парадку афармляцца. Напрыклад, у навучальных установах сярэдняга звяна (гімназіі) школьныя часопісы захоўваюцца ў завуча яшчэ 5 гадоў пасля выпуску навучэнцаў.

асноўныя функцыі

Галоўная задача пры складанне наменклатуры спраў - зрабіць працу кіраўнічага апарата больш дасканалай, прадукцыйнай, пазбавіцца ад бюракратычнай тянучки. Аператыўнае і якаснае вырашэнне многіх праблем, дзейнасць ўсёй арганізацыі часта знаходзяцца ў залежнасці ад таго, у якім парадку ўтрымліваюцца дакументы, як лёгка іх можна па патрабаванню знайсці, наколькі пісьменна яны класіфікаваны і сістэматызаваны. Правільная класіфікацыя дазваляе не толькі аператыўна працаваць з дакументамі, але і палягчае працу з архівамі і ў архівах.

Разгледзім на прыкладах, што такое намэнклятура спраў, і ў якіх напрамках яна больш за ўсё эфектыўная.

• Сістэматызацыя дакументаў - калі дакументы былі выкарыстаны ў якой-небудзь справе (складанне дагавораў, заключэнне здзелак, завяршэнне крымінальнай справы, планавы справаздачу аддзела і г.д.), а затым з актыўнага ўжывання выйшлі, згодна з наменклатуры, яны захоўваюцца ў арганізацыях у пэўным парадку . Гэта тычыцца як папяровых дакументаў, так і электронных, якія захоўваюцца ў базе дадзеных кампутара.
• Змест звестак аб тым, на якія тэрміны дакумент захоўваецца, як доўга ён можа мець сілу. У кожнага справы, уключанага ў наменклатуру, ёсць свае названыя тэрміны захавання дакументаў, якія ўваходзяць у яго. Чым больш каштоўнага і важней дакумент, тым даўжэй ён будзе захоўвацца. Г.зн., пры працы з дакументамі ў справе адразу адбываецца іх ацэнка - свайго роду экспертыза каштоўнасці. Гэта дапамагае і працы з самой справай.
• Замацаванне індэксацыі спраў. Намэнклятура справы часта выкарыстоўваецца ў працэсе рэгістрацыі дакументаў, а наменклатурны індэкс справы становіцца складовай часткай рэгістрацыйнага нумара дакумента. Гэта можна праназіраць пры складанні вопісу, калі на вытворчасці або ва ўстанову ідзе інвентарызацыя.
• Выконвае ролю даведкі пры вывучэнні арганізацыйнай структуры ўстановы і да т.п.
• У справаводстве лічыцца асновай для вопісу спраў з пастаянным або часовым тэрмінам захоўвання і без уліку дакументаў.
• Выкарыстоўваецца ў якасці ўзору, схемы для стварэння картатэкі і даведкі па выкарыстаных дакументах.

Такім чынам, добрае веданне, што такое наменклатура і навыкі ў працы з ёю неабходныя ў любой арганізацыі ці установе, на прадпрыемстве. Наменклатура павінна распаўсюджвацца на ўсю дакументальную дзейнасць установы.

наменклатурная класіфікацыя

У наменклатуры ёсць свае стандарты і патрабаванні ў афармленні, іх нельга парушаць. Выкладзены яны ў спецыяльных метадычках і інструкцыях па справаводству.

Прынята вылучаць тры віды дзелавой наменклатуры:

• тыпавая;
• прыкладны;
• індывідуальная, распрацаваная для пэўнай арганізацыі.

Што такое намэнклятура тыпавая, зразумела з назвы - гэта нарматыўныя дакументы, у іх усталёўваецца склад спраў, якія выкарыстоўваюцца ў арганізацыях аднаго тыпу.

Прыкладная наменклатура прызначана для ўстанаўлення прыкладнага складу спраў, якія заводзяцца ў справаводстве арганізацыі, дзе гэтая намэнклятура распаўсюджваецца. Такія ўзоры справаводства носяць не нарматыўны, а рэкамендацыйны характар. Адметная рыса - у дакументах дадзенага тыпу паказваюцца індэксы.

Тыпавыя і прыкладныя делопроизводственные наменклатуры распрацоўваюцца арганізацыямі вышэйстаячымі для сваіх падведамасных арганізацый.

Індывідуальная намэнклятура - распрацаваная менавіта для канкрэтнай арганізацыі і ўлічвае спецыфіку яе дзейнасці. За ўзор звычайна бярэцца тыпавая або прыкладная і ў іх уносяцца неабходныя змены.