Што ўяўляе сабой дакументаабарот у арганізацыі

Любая фірма павінна адлюстроўваць якія адбываюцца ў ёй працэсы ў дакументах. Гэта трэба для ўнутранай арганізацыі, гэта патрабуецца для складання справаздач ў розныя кантралюючыя органы. Прычым усе выкарыстоўваныя паперы і звесткі пастаянна абнаўляюцца: з'яўляюцца адны, састарваюцца іншыя. Ну і, нарэшце, ідзе абмен паміж падраздзяленнямі, аддзеламі, проста спецыялістамі. Увесь гэты працэс і ёсць дакументаабарот у арганізацыі.

Сам дакумент уяўляе сабой матэрыяльны аб'ект, на якім зафіксавана інфармацыя ў выглядзе тэксту, запісу гуку або відэамалюнка. Апошнія дзве катэгорыі яшчэ некаторы час таму наогул у якасці дакументаў юрыдычных асоб не разглядаліся. Аднак цяпер, калі нябачанымі тэмпамі развіваецца арганізацыя электроннага дакументазвароту, такія фармулёўкі нікога не здзіўляюць. Прызначаецца дакумент для захоўвання і перадачы гэтай інфармацыі іншым асобам, пры гэтым прадугледжаны спосабы абароны ад несанкцыянаванага выкарыстання.

З чаго пачынаецца дакументаабарот ў малога бізнэсу

Натуральна, існуюць пэўныя прынцыпы, якія трэба выконваць, калі фармуецца дакументаабарот у арганізацыі. Ахарактарызуем іх для толькі што створанага юрыдычнай асобы.

Першае, што патрабуецца зрабіць - гэта стварыць хаця б кароткі рэестр дакументаў, неабходных у дзейнасці. Такога закона, дзе былі б яны ўсё дасканала распісаны, няма. Але ёсць напрацаваная практыка.

Абавязкова павінен прысутнічаць статут, пасведчання аб пастаноўцы на ўлік і г.д. З іх пачынаецца ўся дакументацыя, якая на першым часе змесціцца ў адным файле.

Але затым пачнуць назапашвацца яшчэ і першасныя дакументы, якія, дарэчы, пакладзена захоўваць не менш за пяць гадоў. Сюды адносяцца рахункі-фактуры, накладныя, дакументы аб аплаце - усё, што можа пацвердзіць легальнасць праводзяцца аперацый. Гэта лічыцца самай важнай катэгорыяй.

Акрамя таго, дакументаабарот у арганізацыі павінен прадугледжваць назапашванне дамоваў з партнёрамі і контрагентамі - тыя пагадненні, якія суправаджаюць бізнэсмэна на ўсім працягу яго дзейнасці. Тут можна выкарыстоўваць вопыт папярэднікаў. Складаючы дагавор арэнды памяшкання, складаючы кантракт з замежнай кампаніяй, можна выкарыстоўваць прыкладныя ўзоры. У іх спалучаюцца абавязковыя становішча з тымі, дзе можна праявіць ініцыятыву.

Нарэшце, ёсць ўнутраныя дакументы, што робяцца ў аддзелах і назаўсёды застаюцца ў нетрах канцылярскіх шаф. Сюды ставяцца рознага роду рэгламенты, інструкцыі, загады, дакладныя і іншае. Асобным радком можна назваць толькі дакументацыю па аплаце працы наёмных работнікаў. Тут вельмі жорсткія заканадаўчыя патрабаванні і ў плане складання, і ў плане тэрмінаў захоўвання ў архіве.

Што ўзяць за аснову?

У выніку, каб стварыць больш-менш здавальняючы дакументаабарот у арганізацыі, трэба будзе прагледзець нямала інструкцый і законаў. Але можна параіць і іншае: узяць за ўзор падобнае юрыдычная асоба з падобным рэжымам падаткаабкладання і з гісторыяй дзейнасці. А калі там ужо была падатковая праверка, то можна сапраўды атрымаць якасную кансультацыю.

У выніку дакументаабарот арганізацыі, якія прылічваюць да малога бізнэсу, арганізаваць не вельмі складана. Трэба толькі праявіць некаторую скрупулёзнасць.

Складаней ў буйных кампаніях, дзе гэта цэлая сістэма, дзе зварот дакумента праходзіць поўны цыкл: стварэнне, рэгістрацыя, перасылка адрасату або перадача выканаўцу, азнаямленне і, нарэшце, выкананне. У іх прадугледжаны нават графікі дакументазвароту - схемы, якія адлюстроўваюць працэдуру руху дакументаў, пачынаючы з таго моманту, як яны ствараюцца, і заканчваючы перадачай іх на захоўванне. Натуральна, уніфікацыя тут немагчымая з-за рознасці структур прадпрыемстваў. Таму кожная арганізацыя распрацоўвае гэтыя графікі самастойна.