Кіраўнічая справаздачнасць: асновы яе складання

Кіраўнічая справаздачнасць - гэта дакумент, які адлюстроўвае галоўныя працэсы, якія ажыццяўляліся прадпрыемствам у справаздачным перыядзе. Прычым кожная арганізацыя мае права самастойна вызначаць канкрэтныя складнікі элементы такога дакумента. Галоўным чынам, справаздачнасць арыентуецца на яе карыстальнікаў, і змест залежыць ад іх патрабаванняў і выгляду інфармацыі, якая іх цікавіць.

Аднак, як і пры складанні любога дакумента на прадпрыемстве, існуюць асноўныя прынцыпы, на якіх кіраўнічая справаздачнасць грунтуецца. У першую чаргу, яна павінна адказваць прынцыпе прастаты. Не варта перагружаць дакумент лішняй і непатрэбнай канкрэтнаму карыстачу інфармацыяй, варта ўключаць толькі важныя паказчыкі. Акрамя таго, варта дакладна вызначыць яго памер, напрыклад, адзін ліст фармату А3. Гэта таксама дапаможа выбраць самыя цікавыя і інфарматыўныя факты. Але галоўнае: кіраўнічая справаздачнасць павінна падпарадкоўвацца прынцыпе аператыўнасці, гэта значыць, яе ўтрыманне павінна дазваляць карыстачу прадпрымаць эфектыўныя мерапрыемствы для ўдасканалення дзейнасці арганізацыі. Прасцей кажучы, прадстаўленая інфармацыя павінна быць своечасовай.

Рэгулярнае складанне такога дакумента дазволіць кіраўніку быць упэўненым у эфектыўнасці далейшага функцыянавання кампаніі, так як персанал будзе дзейнічаць згодна з распрацаваным ўказанням. Акрамя таго, спецыяліст абавязаны выканаць усю працу па запаўненні справаздачы на працягу ўстаноўленага тэрміну. Пры гэтым уся інфармацыя павінна быць зразумелая мэнэджару канкрэтнага звяна, для якога яна прызначана. Правільна аформленая і пісьменна складзеная кіраўнічая справаздачнасць у поўнай меры адлюстроўвае дзейнасць прадпрыемства і не правакуе ўзнікненне дадатковых пытанняў.

Так як кіруючы персанал прадпрыемства можа сам вызначаць ўтрыманне дадзенага дакумента, то і форма яго прадастаўлення таксама выбіраецца па ўласным меркаванні. Ўмоўна існуе тры спосабу адлюстравання інфармацыі: графічны, тэкставы і ў выглядзе табліцы. Як правіла, спецыяліст абапіраецца на карыстальніка. Да прыкладу, для бухгалтара найбольш зручным і зразумелым будзе таблічны справаздачу, а ўсе папраўкі і тлумачэння можна падаць у выглядзе тэкставай запіскі. У той час як інвестару або супрацоўніку аналітычнага падраздзялення лягчэй ацаніць становішча спраў з дапамогай графікаў.

Асобна хочацца пагаварыць пра тэрміны прадастаўлення справаздач, так як гэты фактар вызначае яе актуальнасць, а, такім чынам, і своечасовасць прымаемых рашэнняў. Такім чынам, звычайна выкарыстоўваецца падзел на каротка-і сярэднетэрміновую справаздачнасць, таксама існуе перыядычная. Апошняя мяркуе адлюстраванне паказчыкаў, якія дазваляюць распрацаваць канкрэтныя мерапрыемствы на працяглы тэрмін, гэта значыць, вызначыць стратэгічныя мэты кампаніі.

Дакументам, найбольш паўнавартасна адлюстроўваюць дынамічнасць функцыянавання прадпрыемства, лічыцца кароткатэрміновая кіраўнічая справаздачнасць. Прыклад яе выступае ў форме штодзённых і штотыднёвых зборнікаў паказчыкаў, на аснове якіх распрацоўваюць канкрэтныя мерапрыемствы на наступны перыяд. Галоўнымі карыстальнікамі на дадзеным узроўні лічацца менеджэры сярэдняга звяна.

Сярэднетэрміновая кіраўнічая справаздачнасць складаецца штомесяц. Яна змяшчае не толькі паказчыкі за мінулы перыяд, але і прагнозныя значэнні далейшай дзейнасці. Прадастаўляецца ў асноўным кіруючаму складу, бо менавіта яны могуць прыняць рашэнне аб неабходнасці ўвесці некаторыя карэктывы ў вытворчы працэс. Такі дакумент можа аказаць значную дапамогу кампаніі і адназначна станоўча ўплывае на фінансавы вынік. Бо менеджэры і кіраўнікі бачаць, чаго варта чакаць ад будучага перыяду пры захаванні ранейшых пазіцый.