Правядзенне брыфінгу дазволіць бізнесмену аператыўна рэагаваць на змену сітуацыі

У параўнанні з прэс-канферэнцыяй брыфінг з'яўляецца больш аператыўным сродкам інфармавання грамадскасці, а значыць і патэнцыйных кліентаў, аб вашым бізнэсе, яго магчымасцях, перспектывах і выгодах супрацоўніцтва. Умелае правядзенне брыфінгу фармуе пазітыўнае першае ўражанне, выгадна падае навінкі, асвятляе тэндэнцыі, дазваляе хутка рэагаваць на падзеі, якія адбыліся літаральна некалькі гадзін таму.

Сутнасць гэтага мерапрыемства красамоўна апісваецца які ляжыць у яго корані ангельскім словам brief (кароткі, лаканічны). У практыцы выстаў і кірмашоў гэта значыць, што максімальная працягласць брыфінгу не можа перавышаць 30 хвілін. Здараюцца і паспяховыя, якія ўкладваюцца ў чвэрць гадзіны, але ў гэтым выпадку яны павінны праводзіцца сапраўдным прафесіяналам PR са значным вопытам у гэтай сферы.

Гранічна сціснуты час дазваляе абыйсціся без спецыяльна прыстасаванага для гэтага памяшкання, што дазваляе арганізоўваць мерапрыемства літаральна "з колаў", "на лета", забяспечваючы толькі стаячыя месцы для выступоўцаў і журналістаў. Таму правядзенне брыфінгу магчыма практычна ў любым холе адміністрацыйнага будынка, гасцініцы або аэрапорта. Пры гэтым таксама ня падаюцца мінеральная вада, кава, бутэрброды і т. П.

Каб ператварыць брыфінг у нейкую PR-акцыю, якая прываблівае ўвага грамадства, трэба, перш за ўсё, строга прытрымлівацца агульнапрынятай схемы правядзення. З-за гранічна сціснутага часу праграма брыфінгу выключае абавязковую для прэс-канферэнцыі прэзентацыю і адразу ж пераходзіць да сутнасці справы, выкладанай выступоўцамі ў кароткім інфармацыйным заяве.

Тэкст заявы рыхтуецца загадзя, абавязкова папярэдне прапрацоўваецца і шліфуецца. Яго мэта - настолькі выразна выказаць інфармацыю ці пазіцыю, каб выключыць яе недакладнае выклад або перакручванне ў СМІ. Заява таксама павінна быць ёмістым і зразумелым для журналістаў, каб з іх боку не рушылі ўслед удакладняючыя пытанні, якія ўскладняюць правядзенне брыфінгу.

Яго хранаметраж дзеліцца на дзве няроўныя часткі. Прыкладна траціна часу адводзіцца на заяву або інфармацыйнае паведамленне. Астатнія дзве траціны ідзе бліц: журналісты задаюць кароткія пытанні і атрымліваюць на іх такія самыя кароткія, але інфармацыйна насычаныя адказы. Пры гэтым вельмі пажадана, каб з выступае боку прысутнічалі людзі, якія валодаюць хуткай і дакладнай рэакцыяй на любыя пытанні і уменнем годна адказваць на іх.

Каб паспяхова адбыўся брыфінг, яго вядучы павінен увесь час кіраваць сітуацыяй і, падобна сёрфінгістаў, "трымаць хвалю". Яго задача - забяспечыць максімальную выклад выступае бокам інфармацыі і ў той жа час выразна выканаць часовыя рамкі, каб не ператварыць мерапрыемства ў прэс-канферэнцыю.

Правядзенне брыфінгу неймаверна без пісьменна і своечасова выкананай мэнэджарамі са сувяззю з грамадскасцю падрыхтоўчай работы да яго. Яна ўключае абвестка СМІ пра месца і час правядзення мерапрыемства, выклад яго асноўнай лініі, ўдакладненне асноўных пытанняў, планаванне чарговасці выступленняў. Перад пачаткам брыфінгу трэба абавязкова яшчэ раз праверыць, наколькі падрыхтавана месца для яго правядзення і ці знаходзіцца ў працоўным стане аўдыё- і відэаапаратура. Пажадана па магчымасці выдаліць ад месца яго правядзення крыніцы адцягваюць увагу шумоў і светлавых эфектаў.

Загадзя неабходна падрыхтаваць пакет матэрыялаў, у якіх у форме канспекта ці тэзаў выкладаецца тэма брыфінгу без прывядзення асабістых меркаванняў і цытат.