Дакументаабарот кампаніі: інструменты для адладкі

Па статыстыцы Gartner на апрацоўку дакументаў на прадпрыемстве траціцца да 15% карпаратыўных даходаў, а на іх стварэнне, ўзгадненне, капіяванне і пошук у супрацоўнікаў сыходзіць да 30% працоўнага часу.

Менавіта таму для многіх кампаній надзённай патрэбай з'яўляецца аптымізацыя працэсу дакументазвароту. У прыватнасці, з дапамогай яго аўтаматызацыі ІТ-сродкамі.

У залежнасці ад спецыфікі дзейнасці можа быць актуальная аўтаматызацыя не толькі ўнутранага дакументазвароту, але і вонкавага.

Напрыклад, юрыстам, вядучым арбітражныя справы, трэба адпраўляць дакументы ў суд з выкарыстаннем электроннага подпісу і хутка рэагаваць на новыя падзеі ў справе. На жаль, прадстаўленыя на рынку праграмы для юрыста рэдка ўлічваюць гэтыя патрэбы. Але ёсць і ўнікальнае ў сваім родзе прапанова - праграмнае забеспячэнне (ПА) «Судова-прэтэнзійна работа» з лінейкі "Юрайт» ад аднайменнага распрацоўніка.

Унікальнасць дадзенага ПА у тым, што над яго стварэннем працавалі не толькі праграмісты, але і вузкія спецыялісты з галіне права. У выніку юрысты-кліенты атрымалі адзіная інфармацыйная прастора, у якім зручна працаваць. У прыватнасці, дзякуючы інтэграцыі сістэмы з такімі незаменнымі юрыдычнымі сэрвісамі, як «Кансультант плюс», kad.arbitr.ru, egrul.nalog.ru. За кошт кансалідацыі ўсёй патрэбнай інфармацыі ў адным месцы юрысты таксама могуць больш аператыўна рэагаваць на падзеі арбітражнага працэсу і весці больш спраў адначасова без страты якасці.

Для аўтаматызацыі ўнутранага дакументазвароту арганізацыі (не абавязкова толькі юротдела) выкарыстоўваецца іншы прадукт сямейства «Юрайт» - праграма для працы з дамовамі «Узгаднення і дамовы». Захоўванне дакументаў у адзінай базе дазволіць удзельнікам дамоўнага працэсу менш марнаваць час на пошук патрэбнага дакумента, а за кошт аўтаматычнага параўнання версій зацікаўленыя асобы могуць бачыць аўтараў змяненняў у дагаворы і кантраляваць яго актуальнасць. Акрамя гэтага, пры неабходнасці працаваць выдалена супрацоўнікі змогуць ўзгадняць дагавора па электроннай пошце, нават не заходзячы ў праграму.

У адрозненне ад многіх сістэм электроннага дакументазвароту дадзенае ПА дазваляе весці спецыфічную справаздачнасць па дагаворах (часопіс уліку дагавораў, ліст ўзгаднення), ўзгадняць контрагентаў па дамове, забяспечвае дадатковыя варыянты апрацоўкі узгадненняў (напрыклад, запыт дадатковай інфармацыі). Дзякуючы гэтаму зніжаецца колькасць памылак і павышаецца празрыстасць працэсу абмену дакументамі ў кампаніі.

Выкарыстанне праграм «Юрайт» у сукупнасці з арганізацыйнымі мерамі дапаможа кампаніям, незалежна ад памеру і сферы дзейнасці, упарадкаваць, паскорыць і зрабіць больш кіраванымі іх дзелавыя працэсы.