Дыяграма Ганта - ваш памочнік ў планаванні. Што такое Дыяграма Ганта і як яе скласці?

Дыяграма Ганта (Gantt Chart) - адзін з самых папулярных інструментаў для нагляднай ілюстрацыі каляндарнага плана ў праектным менеджменце.

Што гэта такое?

Дыяграма Ганта прызначана для ілюстрацыі розных этапаў працы ў сферы малога і сярэдняга бізнесу. Візуальна ўяўляе сабой просты набор палосак, якія складаюцца з двух галоўных восяў: спраў і часу. Кожнаму часоваму прамежку прыпісваецца пэўная задача, якая павінна быць выканана.

На дыяграме, акрамя асноўных блокаў, можа прысутнічаць спецыяльны дадатковы слупок, які паказвае працэнт выканання працы. Асаблівыя адзнакі - вехі - прымяняюцца для вылучэння двух і некалькіх задач і дэманстрацыі паслядоўнасці іх выканання.

Графік Ганта з'яўляецца своеасаблівым стандартам у галіне кіравання праектамі, бо менавіта з яго дапамогай з'яўляецца магчымасць паказаць структуру выканання ўсіх этапаў праекта наглядна.

Для чаго патрэбна Дыяграма Ганта?

З улікам таго, што большая частка людзей з'яўляецца визуалами, дыяграма дае магчымасць вырашыць адну з асноўных задач і паказаць персаналу, над чым трэба працаваць, якія рэсурсы ўжываць у працэсе і з якой хуткасцю выконваць тыя ці іншыя задачы. Уся інфармацыя падаецца ў сціснутым выглядзе, без выкарыстання заблытаных табліц і велізарнай колькасці тэксту. Пры гэтым сутнасць ясная і зразумелая ўсім, без выключэння, удзельнікам праекта.

Выкарыстанне дыяграмы значна спрашчае кіраванне праектамі невялікіх маштабаў і дае магчымасць заўсёды трымаць дзейнасць супрацоўнікаў пад кантролем.

Гісторыя з'яўлення першага графіка

Першы фармат дыяграмы быў распрацаваны і пратэставаны Генры Л. Ганта ў пачатку ХХ стагоддзя. Вучонага нанялі для кіравання будаўніцтвам караблёў для выкарыстання ў Першай сусветнай вайне. Спецыяльны графік дазволіў яму каардынаваць працу некалькіх інжынераў, кантралюючы выкананне задач у зададзеныя тэрміны. Пачаў Ганта непасрэдна з пераліку ўсіх патрэбных задач і іх планавання ў адпаведнасці з наяўнымі ў наяўнасці рэсурсамі.

Важным этапам стала дэманстрацыя залежнасці адных заданняў ад іншых. Акрамя таго, Ганта вылучыў для кожнага чалавека перыяд часу, на працягу якога той павінен быў завяршыць пэўны від дзейнасці, паказаў, хто і якую задачу будзе выконваць з улікам часу, адведзенага на выкананне праекта.

Пабудова дыяграмы Ганта адбываецца з выкарыстаннем вертыкальнай восі, якая прадстаўляе розныя задачы, а таксама гарызантальнай, якая прадстаўляе час.

Дыяграма Ганта ў сучасным свеце

Дадзены метад планавання не губляе актуальнасці і ў нашы дні, бо ён дазваляе забяспечыць графічнае адлюстраванне вытворчага плана, спрашчае кантроль за прагрэсам у выкананні пастаўленых задач. Графік Ганта стаў настолькі магутным аналітычным інструментам, што практычна на працягу 100 гадоў не перажываў ніякіх змен. Толькі ў 90-х гадах мінулага стагоддзя з мэтай больш падрабязнага апісання узаемасувязяў ў яго былі ўкаранёны лініі сувязі паміж рознымі задачамі:

• «Фініш-старт» - дзеянне У не можа пачацца да завяршэння дзеяння А;
• «Старт-фініш» - дзеянне У не можа пачацца да таго часу, пакуль не пачнецца дзеянне А;
• «Старт-старт» - дзеянне У пачнецца не раней, чым дзеянне А;
• «Фініш-фініш» - дзеянне У павінна скончыцца не раней, чым скончыцца дзеянне А.

Ёсць факты, што Дыяграма Ганта ўжывалася пры ўзвядзенні такіх гіганцкіх інжынерных збудаванняў, як плаціна Гувера (Лас-Вегас, 1939) і сістэма Эйзенхаўэр-шашы (аб'ядноўвае большасць буйных гарадоў ЗША).

Інструкцыя: як пабудаваць графік Ганта за 5 крокаў?

Далей мы разгледзім правілы пабудовы дыяграмы Ганта і паспрабуем стварыць яе самастойна ў таблічным працэсары Microsoft Excel.

Крок 1. Збор дадзеных

Для таго каб пабудаваць графік, нам спатрэбяцца наступныя дадзеныя:

• каардынаты ўсіх набораў дадзеных (адкуль павінен пачынацца кожны з слупкоў);
• назва кожнага этапу;
• працягласць кожнага этапу.

Для зручнасці ўпісваем іх адразу ў адпаведныя палі табліцы. Пасля таго як мы ўвялі ўсю патрабаваную інфармацыю, можна пераходзіць да стварэння самай дыяграмы.

Важна: прасачыце за тым, каб усе фарматы дадзеных былі пазначаны правільна: у прыватнасці, гэта тычыцца дат.

Крок 2. Фарміраванне макета

Такім чынам, нам вядомая мэта планавання і ключавыя дадзеныя, на падставе якіх мы будзем будаваць графік. Зараз у акне таблічнага працэсара нам трэба перайсці ў раздзел «Устаўка -> Дыяграма», а затым націснуць на пункт «лінейчастага». Нам патрэбна не звычайная, а з назапашваннем, бо толькі ў ёй прадугледжаны другі шэраг дадзеных, які ў нашым выпадку будзе асноўным.

Крок 3. сцірае ўсё лішняе

Для таго каб зрабіць гэта, у праграме прадугледжаны спецыяльныя інструменты. На што з'явілася на экране дыяграме вам трэба навесці курсор мышы на сінюю палоску, клікнуць па ёй правай кнопкай і абраць у якое з'явілася меню «Фармат шэрагу дадзеных». Высвяціцца акенца, у якім нам трэба перайсці да пункта «Запаўненьне» і выбраць пункт «Няма залівання». Пасля гэтага Дыяграма будзе выглядаць наступным чынам:

Крок 4. Завяршальныя рыскі

Бо па змаўчанні усе дадзеныя ў нашым графіку размешчаны ў парадку знізу ўверх, нам прыйдзецца некалькі перайначыць яго. Для гэтага мы клікаем правай кнопкай мышкі па восі катэгорый (той, каля якой у нас размешчаны спіс заданняў), пераходзім да акна «Фармат восі». Адразу ж адкрываецца патрэбная нам ўкладка - «Параметры восі». Пастаўце галачку насупраць пункта «Адваротны парадак катэгорый». Па сутнасці, дыяграма Ганта ўжо гатовая, застаецца толькі пара карысных дробязяў.

Крок 5. Фарматаванне

Такім чынам, працягваем працу над графікам. Як бачыце, выглядае яна пакуль што мізэрна, і цяпер мы выправім гэта сродкамі самага таблічнага працэсара:

1. Расцягваем дыяграму да патрэбнага памеру з дапамогай стрэлачкі ў правым верхнім куце.
2. Вылучаем усе даты ў таблічцы, клікаем па вобласці выдзялення правай кнопкай мышы і пераходзім у «Фармат ячеек-> Лік». У гэтым раздзеле прадстаўлены асноўныя лікавыя фарматы, з якімі мы працуем. Каб надпісу не налазіць адзін на аднаго, раім выбраць больш кароткі варыянт запісу. Затым зноў-такі правай кнопкай націскаем на вось з датамі на дыяграме, выбіраем «Фармат восі -> Лік» і ставім галачку каля пункта «Сувязь з крыніцай».
3. Вылучаем легенду (абазначэння «Дата» і «Працягласць» справа) і націскаем кнопку Delete на клавіятуры.
4. Адкрываем «Фармат восі -> Параметры» і ўсталёўваны мінімальныя і максімальнае значэння (мы паставілі 15 снежня, так як гэта нядзеля, і 3 студзеня). Тут жа мы можам выставіць цану асноўных дзяленняў (гэта зручна ў тых выпадках, калі, да прыкладу, праца над праектам будзе доўжыцца некалькі тыдняў ці месяцаў). У нашым выпадку зручней пакінуць значэнне па змаўчанні (2.0).

Яшчэ трохі эксперыментаў з фарматаваннем - і вось якая прыгажосць у нас атрымліваецца ў выніку. Перад вамі - гатовая Дыяграма Ганта. Прыклад, які мы прывялі, безумоўна, вельмі просты - аднак гэтага дастаткова для таго, каб паглыбіцца ў сутнасць такога метаду планавання і нагляднай дэманстрацыі працэсу выканання тых ці іншых задач.

Іншыя праграмы для стварэння графіка

Зразумела, існуе мноства іншых, больш дасканалых праграм, якія палягчаюць кіраванне праектамі. Дыяграма Ганта любой складанасці можа быць лёгка пабудавана з дапамогай такіх прыкладанняў, як:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project і многіх іншых.

Акрамя таго, існуе цэлы шэраг онлайн-сэрвісаў, якія даюць сваім карыстальнікам магчымасць не толькі планаваць свае справы, але і атрымліваць рэгулярныя справаздачы, паведамлення аб бягучым статусе задач па электроннай пошце. Зрэшты, нельга адмаўляць і той факт, што прыватнасць дадзеных, якія захоўваюцца ў сетцы, знаходзіцца пад пагрозай, ды і стацыянарнае ПА, усталёўваецца прама на кампутар карыстача, як правіла, валодае нашмат больш шырокім функцыяналам і надзейней у працы.

Перавагі і недахопы метаду

Напрыканцы варта дэталёва разгледзець асноўныя вартасці і недахопы апісанага метаду планавання і кіравання.

Галоўным перавагай, бясспрэчна, з'яўляецца графічная падача матэрыялу. Як правіла, бізнесменам зручна працаваць з графікамі Ганта - ім падабаецца магчымасць выразна вылучыць і пазначыць этапы працы над праектам. За кошт прадстаўлення заданняў у выглядзе розных каляровых палос ўсе члены каманды могуць літаральна з першага погляду вызначыць свае задачы.

Варта таксама адзначыць тое, што дыяграмы Ганта з'яўляюцца выдатным прэзентацыйным інструментам, які здольны прадэманстраваць ключавыя прыярытэты праекта. Гэта значыць, як толькі кіруючыя асобы вылучаюць і размяркоўваюць кожны з наяўных у наяўнасці рэсурсаў, каманда маментальна пазнае пра гэта і варта далейшым ўказанням. Дадзеная ўласцівасць графіка Ганта вельмі карысна для кіраўнікоў вышэйшага звяна - выкарыстоўваючы яго, можна нашмат прасцей падрыхтаваць падрабязны, ёмісты справаздачу аб стане выканання розных праектаў.

Тым не менш, як і ў любога іншага метаду планавання, у дыяграмы Ганта ёсць свае недахопы. Адзін з іх - гэта залежнасць задач. Даволі часта ў працэсе прэзентацыі праектаў у кіраўнікоў ўзнікае неабходнасць паказаць, якія з названых заданняў звязаны адзін з адным. Але, на жаль, сам фармат дыяграмы не дазваляе зрабіць гэтага. Для таго каб абыйсці гэта абмежаванне, менеджэры звяртаюцца да розных хітрыкам: напрыклад, дадаюць у графік спецыяльныя вертыкальныя лініі, якія дэманструюць ключавыя залежнасці. Аднак гэта толькі часовае рашэнне, ня здольнае перадаць інфармацыю ў поўным аб'ёме.

Яшчэ адным мінусам графікаў Ганта можна назваць іх нягнуткая. У нашы дні праекты не з'яўляюцца статычнымі - у іх увесь час адбываюцца нейкія змены, зрухі, ўлічыць якія ў дыяграме проста немагчыма. Перш чым прыступаць да пабудовы графіка, кіраўнікам даводзіцца пралічваць усё да дробязяў, бо пры самым малым змене ацэнкі трэба перамалёваць «з нуля» усю дыяграму. І гэта не кажучы ўжо пра тое, што магчымасць праілюстраваць некалькі розных спосабаў планавання за адзін раз таксама адсутнічае.

Па-за залежнасці ад таго, навошта вам патрэбна Дыяграма Ганта, праграма (нават самая "прасунутая") не зможа адлюстраваць значнасць і рэсурсаёмістай тых ці іншых работ, іх сутнасць. А таму для асабліва маштабных праектаў яна выкарыстоўваецца вельмі рэдка.

Тым не менш немагчыма адмаўляць тое, што ў практыцы кіравання праектамі дадзены метад надзвычай распаўсюджаны - за больш чым векавую гісторыю яго выкарыстання людзі мелі магчымасць пераканацца ў яго працаздольнасці і высокай эфектыўнасці.