Маладым спецыялістам: як правільна сшываць дакументы

Вялікі аб'ём дакументаў маецца на любой арганізацыі. Не ўсе з іх маюць патрэбу ў прашыўцы. Пачаткоўцам спецыялістам гэтая аперацыя можа быць зусім незразумелай і незнаёмай. Таму давайце разбярэмся ў тым, як правільна сшываць дакументы, і навошта, наогул, гэта неабходна.

Прашыўку папер трэба рабіць у кожнай арганізацыі. Дадзеная працэдура забяспечвае абарону і бяспечнае захоўванне дакументаў. Пэўнага алгарытму, па якім строга павінна яна выконвацца, не існуе. Кожная арганізацыя і розныя інстанцыі маюць свае патрабаванні.

Для прашыўкі спатрэбяцца: дакументы, іголка з капронавымі ніткамі (або шпагат), нажніцы, клей, цвёрдая кардонная вокладка і друк. Далей ідзём інструкцыі аб тым, як правільна сшываць дакументы.

Крок 1. Падрыхтоўчы этап. Да таго як заняцца сшываннем, неабходна старанна агледзець усе дакументы і выдаліць з іх металічныя прадметы (клямары, сашчэпкі).

Крок 2. Раскласці дакументацыю ў пэўнай паслядоўнасці.

Крок 3. Затым у правым верхнім куце перанумараваць лісты, але не старонкі. Калі на паперы ёсць інфармацыя з адваротнага боку, то нумарацыя праводзіцца асобна. Сукупнасць схем або карт, якія складаюцца з некалькіх лістоў, лічаць за адзін. Пасля таго як дадзенае дзеянне будзе выканана, дакладны лік варта адзначыць на адваротным баку злепвання.

Крок 4. Зараз разбяромся, як правільна сшываць дакументы. З левага боку па цэнтры палёў трэба зрабіць ад 3 да 5 дзірачак строга па вертыкалі, каб можна было праглядаць дакументы. Зрабіць гэта можна пры дапамозе пераплетнага станка, шыла альбо прасвідраваць дрылём або прабіць па частках роўна дзіраколам.

Крок 5. Прапусціць праз дзірачкі ніткі або шпагат у два пласта.

Крок 6. Канцы накіраваць ад сярэдняга адтуліны з абароту ліста і зафіксаваць вузел. Пакінуць свабодны кавалачак ніткі даўжынёй у 6 сантыметраў.

Крок 7. Вырабіць на паперу памерам 4х5 см дадзеныя: колькасць пранумараваных лістоў, дата прашыўкі. Адказны за дакументы павінен разборліва паставіць подпіс. Пасля гэтага наносіцца друк арганізацыі.

Крок 8. Наляпіць паперу так, каб яна закрывала сабой вузел.

Крок 9. Далей злепванне запэўнівае кіраўнік ці іншы ўпаўнаважаны супрацоўнік. Друк павінна трапляць на налепку і частка ліста.

Вось як правільна сшываць дакументы. Варта адзначыць, што дадзены алгарытм можа адрознівацца ў залежнасці ад правілаў, прадугледжаных арганізацыяй. Выконваць усё вышэйпералічанае павінен спецыяліст, у якога указана ў службовых інструкцыях абавязак па прашыўцы дакументаў.

тэрміны захоўвання

Згодна з заканадаўствам, прадпрыемствы абавязаны забяспечыць захаванасць першасных папер на пэўны або вельмі працяглы тэрмін. Дакументы аб першапачатковай кошту АС захоўваюцца на працягу 4 гадоў пасля спісання. Дэкларацыя па падатку на прыбытак, якая пацвярджае страту, павінна знаходзіцца ў архіве на працягу перыяду, на які ён памяншае падатковую базу. Бухгалтарскую інфармацыю аб страхавых узносах у пенсійны фонд, фонд сацыяльнага страхавання і ФФОМС варта захоўваць на працягу шасці гадоў (пункт 2 арт.28 №212ФЗ).