Правядзенне прэс-канферэнцыі: асноўныя правілы

Журналісты вельмі цэняць удзел у прэс-канферэнцыях, так як яны прадастаўляюць магчымасць атрымліваць найбольш актуальную інфармацыю з першых рук. На іх удзельнічаюць прадстаўнікі буйных фірмаў, папулярныя персоны. З'яўляецца магчымасць прыцягнуць увагу да якой-небудзь праблеме, прадставіць новы від паслуг, распавесці пра поспехі, якіх дабілася кампанія. Бо прэс-канферэнцыя - гэта цэнтральная падзея, на якім вырашаюцца многія важныя пытанні і задачы. Таму важна ведаць, як правільна арганізаваць мерапрыемства.

Буйныя арганізацыі, зацікаўленыя ў аб'ектыўным асвятленні ў СМІ сваёй дзейнасці, загадзя складаюць план перыядычнасці правядзення прэс-канферэнцый. Да таго ж частата такіх мерапрыемстваў кажа пра давер да прэсы і здольная ствараць адчуванне стабільнасці. Сярэднія арганізацыі павінны вызначыць для сябе, што будзе аптымальным для іх. Часцей за ўсё журналістаў запрашаюць кожны месяц ці штоквартальна.

Абдумаўшы асноўную тэму мерапрыемствы (аповяд пра сітуацыю на рынку, прэзентацыя новых паслуг кампаніі, аналіз дзейнасці за квартал), неабходна ёміста яе сфармуляваць. Яна павінна гучаць так, каб прыцягнуць увагу да маючай адбыцца прэс-канферэнцыі.

Пажадана, каб правядзенне прэс-канферэнцыі не супадала з раённымі, гарадскімі мерапрыемствамі або буйнымі падзеямі, якія могуць адцягнуць значную частку журналістаў. Аптымальным часам для правядзення прэс-канферэнцыі будзе сярэдзіна тыдня, не пазней чатырох гадзін дня. Таксама непажадана, каб ваша мерапрыемства супадала з аналагічным, якое будзе праводзіцца органамі ўлады.

Выбіраючы месца, дзе плануецца правядзенне прэс-канферэнцыі, варта зыходзіць з магчымасцяў арганізацыі. Памяшканне абавязкова павінна быць досыць прасторным, каб змясціць не меней за дваццаць чалавек, але, з іншага боку, не павінна заставацца шмат вольнага месца, каб не стваралася адчуванні нязначнасці мерапрыемствы. Варта звярнуць увагу на тое, ці ёсць у зале мікрафоны, пры неабходнасці паклапаціцца аб наяўнасці праекцыйных экранаў. Калі запрошаны журналісты з тэлебачання, ім трэба забяспечыць свабоднае месца для размяшчэння тэлекамер.

Каб падрыхтоўка і правядзенне прэс-канферэнцыі былі праведзены на высокім узроўні, неабходна скласці спіс СМІ, прадстаўнікі якіх будуць удзельнічаць у мерапрыемстве. За два тыдні да прызначанай канферэнцыі журналістам рассылаюць прэс-рэлізы, а таксама запрашэння, у якіх змяшчаецца тэма мерапрыемства, імя журналіста, дата і месца правядзення. Калі адрас знаходзіцца на малавядомай вуліцы, запрашэнне лепш забяспечыць схемай руху. Напярэдадні мерапрыемства, каб удакладніць колькасць гасцей, журналістаў неабходна абтэлефанаваць. Бо яны могуць забыць аб запрашэнні ці не атрымаць прэс-рэлізу.

Перад пачаткам канферэнцыі праводзіцца рэгістрацыя ўдзельнікаў. Пазней запоўнены спіс запрошаных журналістаў атрымлівае вядучы мерапрыемства. Каб правядзенне прэс-канферэнцыі стварала атмасферу гасціннасці, трэба паклапаціцца аб сталах для журналістаў, на якіх варта змясціць назвы СМІ.

Для журналістаў падрыхтоўваюць спецыяльныя прэзентацыйныя пакеты, якія змяшчаюць «раздатачны матэрыял», куды ўваходзяць прэс-рэліз, спіс выступоўцаў на прэс-канферэнцыі асоб, прома-і рэкламныя матэрыялы.

Прэс-сакратар, на якім ляжыць правядзенне прэс-канферэнцыі, адкрывае мерапрыемства, аб'яўляе яго тэму, затым ўяўляе людзей, якія даюць прэс-канферэнцыю. Таксама ў яго абавязкі ўваходзіць сачэнне за рэгламентам. Прэс-сакратар абавязаны ўмець весці дыялог. Ён павінен пры ўзнікненні ў размове замінкі запоўніць інфармацыю, якая з'явілася паўзу.

На стале, за якім рассаджваюцца персоны, якія даюць прэс-канферэнцыю, неабходна расставіць шыльды з іх імёнамі і займаемай пасадай. Для мерапрыемстваў, разлічаных на працяглы час, варта прадугледзець перапынак на каву-брэйк, наведванне туалетнай і курыльнай пакояў.