Справаводства - што гэта такое? Справаводства і дакументаабарот

Поспех функцыянавання многіх арганізацый залежыць ад правільна пабудаванай працы. Кожны супрацоўнік, а ўжо кіраўнік тым больш, павінен зразумець справаводства. Што гэта такое, у чым яго асаблівасці, асноўныя віды, і што ўлічваецца пры арганізацыі дакументазвароту?

асноўныя паняцці

Кожная кампанія, незалежна ад яе статусу і колькасці супрацоўнікаў, падчас сваёй дзейнасці выпускае і апрацоўвае вялікая колькасць дакументаў. Усе яны ставяцца да арганізацыйных і распарадчым дакументам. Да асноўных паняццях ў дадзеным пытанні адносяць справаводства і дакументаабарот.

Справаводствам называюць від дзейнасці, якая забяспечвае стварэнне афіцыйных дакументаў, а таксама арганізуе працу з імі. У сваю чаргу пад дакументазваротам разумеюць від дзейнасці, якая скіравана на арганізацыю руху дакументаў у кампаніі з таго моманту, як іх стварылі або атрымалі, да моманту завяршэння працы з імі (адпраўка адрасату, здача ў архіў).

Часта для справаводства арганізацыя вылучае аднаго або некалькіх супрацоўнікаў, якія кантралююць працэс.

Ні адно прадпрыемства не можа існаваць незалежна ад заканадаўства. Менавіта яно рэгламентуе справаводства і дакументаабарот. Пытанні ў дадзеных сферах вырашаюць сакратары, Архіварыус і работнікі аддзела кадраў.

Справаводства грунтуецца на фіксацыі дадзеных праз стварэнне папяровага або электроннага акту. У сувязі з гэтым з'яўляецца дакументаабарот, то ёсць рух якога-кольвек дакумэнту з моманту стварэння і заканчваючы яго выкананнем. Дакументаабарот можна падзяліць на ўнутраны і знешні.

Унутраны абарот дакументаў прадстаўлены наступнымі этапамі:

1. Распрацоўка праекта дакумента.
2. Ўзгадненне з кіраўніцтвам.
3. Падпісанне дакумента.
4. Рэгістрацыя дакумента: дата і нумар (пасля выдання дакумента ён лічыцца прынятым да выканання).
5. Давядзенне інфармацыі да адрасата і кантроль.
6. Выкананне.
7. Выданне выкананага дакумента.
8. Знішчэнне або архіваванне папер, у якіх скончыўся тэрмін.

Знешні абарот мяркуе наступныя этапы:

1. Паступленне дакумента ў кампанію.
2. Рэгістрацыя якая паступіла дакументацыі (неабходная для кантролю выканання дакументаў).
3. Праца з допісам: азнаямленне, выкананне.
4. Афармленне адказу пры неабходнасці.
5. Афармленне ў архіў або знішчэнне.

Адносна кіраўніцтва дакументаабарот бывае:

• узыходзячы (ад падначаленага да начальніка);
• сыходны (ад начальства да падпарадкаваных);
• гарызантальны (паміж падначаленымі).

Кожны рух любога дакумента павінна фіксавацца ў спецыяльным журнале. Гэта можа быць журнал уліку, картка дакумента, электронны часопіс і да т.п.

хто адказны

Некаторыя супрацоўнікі наогул не ўнікаюць ў справаводства. Што гэта такое, добра ведае сакратар, таму што гэта яго прамы абавязак - сачыць за дакументазваротам ў арганізацыі. Сакратарыят абавязаны выконваць галоўныя функцыі па забеспячэнні офіса дакументамі. Улічваючы форму і асаблівасць працы, справаводства можна падзяліць на:

1. Цэнтралізаванае. Увесь сакратарыят знаходзіцца ў адным аддзеле і падпарадкоўваецца адзінаму начальніку. Гэта можа быць старэйшы сакратар або справавод.
2. Дэцэнтралізаванай. Сакратары, а таксама тыя супрацоўнікі, якія могуць выконваць іх абавязкі, працуюць у розных падраздзяленнях кампаніі і знаходзяцца ў падначаленні ў розных начальнікаў.
3. Змяшанае. Часта сустракаецца на буйных прадпрыемствах. Арганізацыя справаводства будзе наўпрост залежаць ад таго, які выгляд сакратарыята прыняты.

У невялікіх арганізацыях функцыю справавода можа выконваць любы супрацоўнік, на каго ўскладзена такі абавязак, альбо сам кіраўнік. Калі дадзеныя функцыі не прапісаны ў супрацоўніка ў працоўным дагаворы, то для іх выканання неабходна выдаць дадатковае пагадненне, дзе яны будуць паказаны, а таксама варта пазначыць памер грашовага ўзнагароджання за выкананне абавязкаў справавода.

інструкцыя

Незалежна ад памераў кампаніі і яе формы кіраўнік не павінен грэбаваць наяўнасцю інструкцыі па справаводству.

Інструкцыя - гэта не толькі нарматыўны акт, які дае магчымасць наладзіць справаводства. Што гэта такое? Гэта ўнутраны дакумент кампаніі, які зацвярджаецца загадам кіраўніцтва, які не мае тэрмінаў дзеяння.

Тут прапісваюцца асноўныя этапы руху дакументаў, даецца пералік службовых асоб, якія маюць права подпісу на той ці іншы дакумент, прыведзены ўзоры запаўнення і афармлення бланкаў.

кадравае справаводства

Разгледзім кадравае справаводства. Што гэта такое? Калі ў арганізацыі працуе хоць бы адзін супрацоўнік, то на яго ў абавязковым парадку заводзяцца адпаведныя дакументы.

Пад кадравага справаводства разумеюць рух асаблівых дакументаў, звязаных з працоўнай дзейнасцю грамадзяніна. У частых выпадках вядзенне такога роду дакументацыі ускладаецца на работнікаў аддзела кадраў. Яны павінны прыняць дакументы ад супрацоўніка, апрацаваць і захоўваць іх па рэгламентаваным правілах Інструкцыі. Акрамя гэтага, у іх абавязкі ўваходзіць апрацоўка персанальных дадзеных, у тым ліку сакрэтных.

Кадравае справаводства вядзецца асобна ад агульнага, з захаваннем правіл прыватнасці.

аптымізацыя

У стагоддзе высокіх тэхналогій і камп'ютэрызацыі ёсць нямала прадпрыемстваў, прычым не малых, якія працягваюць весці папяровы дакументаабарот. Дакументы справаводства па-ранейшаму рэгіструюцца ў звычайных часопісах, а лісты адпраўляюцца па пошце.

Гэта, па-першае, звязана з нежаданнем супрацоўнікаў переобучаться, а па-другое, не ўсе маюць фінансавую апору. Але кожны кіраўнік павінен разумець, што немалыя ўкладанні ў аптымізацыю ў далейшым могуць прыкметна скараціць выдаткі кампаніі.