Кожны з нас хоць бы раз у жыцці спыняўся ў гатэлі. А потым дзяліўся ўражаннямі з сябрамі або роднымі, прычым не толькі аб мясцовых славутасцях ці пра тое, як на выходныя выправіўся, але і аб якасці абслугоўвання і прадастаўленых паслуг у гэтым самым гатэлі. Аднак задавалася Ці хоць хто-небудзь пытаннем аб тым, як уладкованая арганізацыйная структура гасцініцы, і як забяспечыць яе бесперабойнае функцыянаванне? Вядома, на тое вучаць (спецыяльнасць "сэрвіс і турызм"), аднак разумець асаблівасці прадпрыемства павінен любы менеджэр, які так ці інакш сутыкаецца з дадзенай галіной.
Арганізацыйная структура гасцініцы - гэта выразна адладжаная сістэма. Няхай гэта будзе маленькі пансіянат у гарах ці буйны гатэль на некалькі тысяч нумароў - усё павінна быць спраўным, а побыт гасцей забяспечаны на належным узроўні. Арганізацыйная структура гасцініцы мае на ўвазе не толькі іерархію кіравання і тое, хто каму падпарадкоўваецца. Гэта комплекснае вырашэнне пытанняў па набыцці тавараў, забеспячэння рэалізацыі паслуг, з шматлікімі складнікамі ў выглядзе партнёраў і пастаўшчыкоў, спадарожных і звязаных прадпрыемстваў. Арганізацыйна-кіраўнічая структура гасцініцы размяркоўвае абавязкі і адказнасць. У буйных гатэлях асобнымі відамі дзейнасці займаюцца спецыяльныя падраздзяленні: бухгалтэрыі, уліку, паставак, забеспячэння, харчавання, падтрымання чысціні. У невялікіх прыватных пансіёнах абавязкі і мэнэджэра, і сакратара, і бухгалтара, а часцяком і шэф-кухары выконвае адзін чалавек ці адна сям'я.
Выразна наладжаная арганізацыйная структура гасцініцы павінна працаваць як спраўны гадзіннікавы механізм. Бо недамоўленасці, няяснасці ў тым, хто і за што адказвае, дрэнны кантакт або адсутнасць якаснага абмену інфармацыяй могуць прывесці да сур'ёзных збояў, прэтэнзіям з боку кліентаў, а ў канчатковым выніку - да страты гасцей, рэйтынгу і прыбытку. Аб значных падзеях і здарэннях павінен абавязкова быць пастаўлены ў вядомасць кіраўнік або метрдатэль. Ён каардынуе ўсе службы такім чынам, каб не дапусціць збояў і непаладак. На тым, хто якім аб'ёмам інфармацыі валодае, хто і каму павінен яе перадаваць, хто і перад кім павінен даваць справаздачу, заснаваная ўся арганізацыйная структура прадпрыемства. Гасцініцы, гатэлі, санаторыі пры ўсёй сваёй спецыфічнасці маюць шмат агульных рысаў. Перш за ўсё гэта сезоннасць бізнесу, дзейнасць у сферы паслуг, комплекснае забеспячэнне пражывання гасцей. Такім чынам, у рэгламенце і службовых інструкцыях павінны быць дакладна вызначаны абавязкі персаналу і яго правы.
Адны забяспечваюць гаспадарчую частку, то ёсць адказваюць за мэблю, абсталяванне нумароў, санітарна-гігіенічныя сродкі, уборку і захаванасць маёмасці. Іншыя займаюцца непасрэдным адміністраваннем - браніраваннем, рашэннем пытанняў, звязаных з рэгістрацыяй, дакументамі, узаемадзеяннем з рознымі службамі. Трэція - калі такія паслугі маюцца на ўвазе - гарантуюць медыцынскае і курортнае абслугоўванне гасцей. Камерцыйнае або фінансавае падраздзяленне адказвае за разлікі з пастаўшчыкамі, персаналам і гасцямі. Менавіта гэтая служба павінна забяспечыць бесперабойны прыём плацяжоў і не дапусціць затрымкі ў аплаце паслуг іншых прадпрыемстваў, каб не ўзнікла непрадбачаных сітуацый або недахопу якіх-небудзь прадметаў або прадуктаў. Арганізацыйная структура гасцініцы мае і свае асаблівасці. Гаворка ідзе пра чалавечыя ўзаемаадносінах: ад якаснага кантакту паміж персаналам залежыць агульная атмасфера і абслугоўванне гасцей.