Інфармацыйна-даведачныя дакументы з'яўляюцца важнейшым складальнікам сучаснага справаводства. Менавіта імі часцей за ўсё папаўняецца карэспандэнцыя устаноў і прадпрыемстваў любой формы ўласнасці.
Значэнне і асаблівасці
Інфармацыйна-даведачныя дакументы перш за ўсё гуляюць дапаможную пасрэдніцкую ролю ў адносінах да іншых паперах кадравай палітыкі. Яны не з'яўляюцца абавязковымі і не ўтрымліваюць даручэнняў, а ўсяго толькі даюць інфармацыю аб фактычным стане спраў на прадпрыемстве, паведамляюць звесткі, якія служаць падставай для прыняцця рашэнняў і складання распарадчых загадаў. Інфармацыйна-даведачныя дакументы маюць адметную асаблівасць, якая заключаецца ў іх накіраванасці па сістэме кіравання знізу ўверх, г.зн. ад радавога спецыяліста да кіраўніка аддзела, ад кіраўніка да намесніка дырэктара або наўпрост да генеральнага дырэктара. Але бываюць і выключэнні, напрыклад, перапіска (службовае ліст, тэлеграма, электроннае паведамленне і да т.п.) служыць для развіцця камунікацый паміж супрацоўнікамі з роўнымі службовымі абавязкамі.
Класіфікацыя па відах
Даведачна-інфармацыйныя дакументы маюць шмат разнавіднасцяў, да іх адносяцца: даведкі і дакладныя, зводкі, акты і агляды, тлумачальныя запіскі і лісты, тэлеграмы і тэлефонаграмы. Іх адрасат можа быць як унутраным, так і вонкавым. Такім чынам:
• даведачная дакументацыя мае на ўвазе паперы, якія валодаюць індывідуальным характарам, якія выдаюцца па разаваму запыце і тычацца толькі аднаго работніка;
• справаздачна-даведачная вызначаецца канкрэтнай перыядычнасцю прадастаўлення адрасату і наяўнасцю пэўных тыпавых формаў, перыядычнасць можа быць квартальны, гадавая, штотыднёвая;
• аналітычная выдаецца як па індывідуальных (разавым), так і па перыядычным (рэгулярным) запытам, мае зводны характар, служыць для збору абагульняючай інфармацыі.
уніфікацыя дакументаў
Склад, структура і парадак афармлення інфармацыйнага справаводства вызначаецца на кожным прадпрыемстве індывідуальна ў нарматыўных актах кадравай палітыкі. Але пры гэтым з'яўляецца абавязковым прывядзенне ўсіх дакументаў да вызначанага аднастайнасці па складзе і форме. Уніфікацыя дакументаў - гэта ўсталяванне аптымальнага аднастайнасці фармату, набору і фіксацыі рэквізітаў. Уніфікаванымі з'яўляюцца дзелавыя паперы, створаныя па адзіным стандартам і правілам, якія змяшчаюць усю неабходную інфармацыю для прыняцця рашэнняў. Інфармацыйна-даведачныя дакументы не з'яўляюцца выключэннем і таксама падлягаюць стандартызацыі. Правядзенне уніфікацыі неабходна ў мэтах спрашчэння і павышэння якасці працы з дакументамі, рацыяналізацыі працэсу іх пошуку, падрыхтоўкі і выканання, тыпізацыі формаў, зніжэння працаёмкасці апрацоўкі і выпрацоўкі прагрэсіўных метадаў, а таксама для скарачэння выкарыстоўванага пераліку. Кіраўніцтва па арганізацыі і кантролі над уніфікацыяй замацавана за галаўной арганізацыяй па каардынацыі і вядзенню УСД і ОКТЭИ.