Зноў скончылася фарба ў друкарцы, у прыёмнай застаўся апошні рулон паперы для факса, у калідоры перагарэла лямпачка? Не пытанне - прадбачлівы забеспячэнец (ці проста штатны супрацоўнік) мае патрэбны запас і своечасова ліквідуе гэтыя праблемы!
Гэта падсправаздачны асоба прызначаецца загадам дырэктара. Сабраўшы заяўкі па ўсіх аддзелах і участках, ён запаўняе заяву на аванс для куплі ТМЦ. Затым імчыцца па крамах, складах, а калі трэба, то яго камандзіруюць ў іншы горад. Закупіўшы патрэбны матэрыял, на працягу трох дзён пасля камандзіроўкі або тэрміну, абумоўленага ў заяве, ён прадастаўляе ў бухгалтэрыю справаздачу АТ-1 з якая пацвярджае дакументацыяй. На тытульным лісце ён запаўняе найменне арганізацыі, падраздзялення, Прозвішча, імя, табельны нумар, пасада, прызначэнне авансу. На абароце ў табліцы (графы 1-6) падсправаздачны асоба ўносіць рэквізіты расходных дакументаў з сумай і, падвядучы ўнізе вынік, ставіць свой подпіс з расшыфроўкай. Узамен бухгалтар выдае яму распіску ў тым, што справаздача прыняты і правераны. Са свайго боку бухгалтар, прысвоіўшы справаздачы парадкавы нумар, параўноўваць дадзеныя з падшытыя арыгіналамі дакументаў і запаўняе графы 7-9. Затым на першым лісце прастаўляе рэшткі сродкаў з папярэдняга справаздачы, атрыманую суму, выдаткі і выводзіць вынік да зацвярджэння.
Трэба ўлічыць, што любую памылку ў АТ-1 або неадпаведнасць Парадкам афармлення касавых аперацый абавязкова выявіць рэвізія разлікаў з падсправаздачнымі асобамі.
Педантычны рэвізор прааналізуе штомесячныя рэшткі (кошт 71), пераносныя ў наступны перыяд (раптам бухгалтар дзесьці занізіў рэшту, а гэта называецца неабгрунтаванае спісанне). Затым параўнае выдачу і вяртанне падсправаздачны з касай, звярнуўшы ўвагу на тое, атрымлівала Ці падсправаздачны асоба аванс, ня зрабіўшы справаздачу па папярэднім. Глыбокая праверка закране і прыкладаемых дакументаў. На кожным з іх павінны прысутнічаць неабходныя рэквізіты. Аплаціць працы ці паслугі, приходовать ТМЦ ад іншай арганізацыі можна толькі на падставе рахункі, накладной, карэньчыка ад прыходны ордэр, касавага і таварнага чэка. Правяраючы тую ж аперацыю, але з фізасобай, рэвізор запатрабуе закупачныя акт па дамове куплі-продажу і расходны ордэр.
Асаблівая ўвага правяраючы надасць неабходнасці камандзіровак работнікаў, супадзенні мэт прыкладзеным загадам, наяўнасці пацвярджаюць дакументаў, адпаведнасці перыяду камандзіроўкі з пасведчання колькасці дзён да аплаты, дат у гасцінічных квітанцыях і праязных квітках, па якіх падсправаздачны асоба даваў справаздачу. Абавязковаму кантролю падвергнуцца разлікі нормаў кватэрных і сутачных. Заключным этапам праверкі камандзіровачных з'яўляецца группировочная ведамасць з указаннем усіх парушэнняў.
Самым працаёмкім этапам рэвізіі з'яўляецца зверка авансавых справаздач з часопісам №7, дзе прадстаўлены ўвесь бухгалтарскі ўлік разлікаў з падсправаздачнымі асобамі. Па гэтага рэгiстра рэвізор карпатліва зверыць пісьменнае ўнясенне дадзеных па кожнаму справаздачы. Выніковыя абароты па крэдыце павінны супадаць з дадзенымі дэбіту рахункаў 50, 51, 55, з сумамі крэдыту рахункаў 60, 26, 10 і г.д.