Прафесія сакратар-рэферэнт. Рэферэнт - гэта ...

Шматлікія дзяўчыны мараць пачаць кар'еру з пасады сакратара-рэферэнта. Гэта цалкам нармальнае і абгрунтаванае імкненне. Толькі вось пра тое, што для гэтага трэба (акрамя прывабнай знешнасці), задумваюцца далёка не ўсё. А варта было б. Бо рэферэнт - гэта не толькі «прыгожы твар» побач з кіраўніком. Гэта, хутчэй, «даведнік» па ўсіх пытаннях: всезнайка і разумніца, якая знаходзіць выйсце з любой сітуацыі. Разбярэмся больш падрабязна.

Што трэба ўмець абавязкова

У любой арганізацыі існуе інструкцыя сакратара-рэферэнта. Яна змяшчае пералік (часам падрабязны, часам не вельмі) службовых абавязкаў. У іх лік уваходзяць ўменні і навыкі. Чалавек, якому пашанцавала атрымаць такую працу, павінен умець размаўляць з кліентамі, весці перамовы (асабістыя і тэлефонныя), падбіраць і сістэматызаваць матэрыялы, рыхтаваць тэзісы выступленняў і іншае. Гэта значыць зразумела, што навыкаў у гэтага чалавека павінна быць дастаткова шмат. Канкрэтыка залежыць ад кірунку дзейнасці фірмы. Так, напрыклад, прававой рэферэнт абавязаны разбірацца ва ўсіх юрыдычных тонкасцях. Бывае, што гэтая пасада спалучаная з уменнем вырашаць арганізацыйныя пытанні. Іншымі словамі, рэферэнт - гэта «правая рука» кіраўніка. Ён заўсёды на падхваце, павінен ведаць усё, што трэба начальніку для яго дзейнасці.

Некаторыя «адмысловыя» пытанні прафесіі

Тут варта трохі ўдакладніць тое, што звычайна «ўтоена за кадрам». Так як рэферэнт - гэта менавіта той чалавек, які часцей за ўсё мае зносіны з начальнікам, то ён абавязаны мець некаторыя дыпламатычныя здольнасці. Чаму? Усё проста: кіраўніку (асабліва вялікага калектыву) некалі разбірацца з усімі нюансамі ўзаемаадносін. Звычайна ён - чалавек справы. Калі у каго дзень нараджэння, хто збіраецца нараджаць, у каго ёсць дзеці - гэта яго цікавіць толькі ў сувязі з працоўнымі момантамі. Усе гэтыя «дробязі» кладуцца на плечы сакратара-рэферэнта. Ён абавязаны падказаць начальніку, калі свята, паведаміць аб стварылася ў калектыве напружанасці (калі яна стаіць яго ўвагі). Вось і атрымліваецца, што перш сам сакратар-рэферэнт павінен ва ўсім разабрацца, адсеяць лішняе, а потым ужо кіраўніка «загружаць». Праца гэтая не з простых! Але гэта было з вобласці нефармальных абавязкаў.

асноўныя функцыі

На долю сакратара-рэферэнта ў невялікіх фірмах выпадае практычна ўсе справаводства. У вялікіх - яго частка. Гэта значыць прыйдзецца навучыцца складаць лісты, правільна афармляць прыём і адпраўку, рэгістрацыю, размеркаванне (калі яно ёсць) і гэтак далей. Ясна, што без ідэальнага ведання рускай мовы не абысціся. Лісты з памылкамі - гэта сапсаванае твар фірмы. Часам патрабуецца, каб на гэтай пасадзе працаваў чалавек з веданнем замежных моў. Далей, рэферэнт - гэта той чалавек, які звязвае паміж сабой работнікаў фірмы (або яе аддзелы). У яго функцыі ўваходзіць правільнае размеркаванне патокаў інфармацыі паміж структурнымі падраздзяленнямі, якія працуюць на адно вялікае справа. Рэферэнт - прафесія досыць складаная, так як даводзіцца ў розуме трымаць мноства дэталяў і фактаў. Усё гэта неабходна, каб кіраўнік адчуваў сябе камфортна, ня адцягваўся па дробязях ад асноўнай лініі.

Асабістыя якасці

Бо праца рэферэнтам заснавана на зносінах, то падбіраюць на пасаду чалавека камунікабельнасць, неканфліктнага. У любой фірме гэта «ключавой» пост. Чалавек, яго які займае, мае вялікі ўплыў як на кіраўніка, так і на калегаў. Таму прыстойнасць тут проста абавязковая. Яшчэ сакратар-рэферэнт павінен быць пунктуальныя, кемлівым, нават крэатыўным. Трэба ўмець знайсці прымальны выйсце з любой сітуацыі. Рэферэнт ў першую чаргу думае пра «твары» свайго працадаўцы, а потым ужо пра сябе. Ўзровень адказнасці пры гэтым не проста высокі, а глобален. З такой нагрузкай спраўляецца не кожны. Таму трэба добра падумаць, перш чым прэтэндаваць на такую пасаду. Сакратар-рэферэнт на працоўным месцы павінен умець ставіць свае інтарэсы на другі план. На першым - усё, што неабходна для працы шэфа. Дарэчы, менавіта таму часцей за ўсё дадзеную пасаду займаюць дзяўчыны, так як клопат аб блізкім у жанчын у крыві.

канфідэнцыйная інфармацыя

Зразумела, што пры такім цесным зносінах мноства фактаў, якія не варта надаваць агалосцы, будуць вядомыя рэферэнту. Гэта не толькі прафесійныя сакрэты і камерцыйныя таямніцы. Часцяком сакратару, як блізкаму сябру, давяраюць і асабістую інфармацыю. Ці варта згадваць пра тое, што рэферэнт абавязаны ўмець захоўваць канфідэнцыйную інфармацыю. Гэта адзін з асноўных яго прафесійных навыкаў.

Якое неабходна адукацыя

Кіраўнік імкнецца падабраць сабе рэферэнта, зыходзячы з напрамкі дзейнасці. Гэта значыць прэтэндэнт павінен мець дыплом, адпаведны працы фірмы. Акрамя таго, часта на гэтую пасаду падбіраюць людзей з юрыдычнай адукацыяй. Гэта зручна, калі даводзіцца часта заключаць здзелкі, рыхтаваць іншыя дакументы. Сярод самых простых патрабаванняў: свабоднае валоданне ўсімі камп'ютарнымі праграмамі (офіснымі), уменне друкаваць (хутка і пісьменна). Так як рэферэнт - гэта, па сутнасці, дарадца, то трэба валодаць навыкамі пошуку інфармацыі як у Сеткі, так і афлайн. Кемлівага чалавека з хуткай рэакцыяй бяруць на такую пасаду часцей, чым ўладальніка «правільнага» дыплома, не ўмелага хутка авалодваць сітуацыяй.

Месца працы

Такая пасада, як сакратар-рэферэнт, ёсць цяпер практычна ў любым офісе. Часцяком яе толькі так называюць, а функцыі чалавек выконвае розныя. Усё залежыць ад памеру фірмы, задач, колькасці работнікаў. У некаторых прадпрыемствах сакратар выконвае яшчэ і функцыі бухгалтара, у іншых - юрыста і гэтак далей. Гэта выдатны старт для чалавека, які імкнецца да кар'ернага росту. За невялікі прамежак часу можна асвоіць мноства навыкаў, авалодаць рознымі прафесіямі, галоўнае - разабрацца ў працы фірмы, «памацаць» усё сваімі рукамі. Але і «круціцца» прыйдзецца вельмі хутка. Бо мноства інфармацыі прыйдзецца перапрацоўваць ў хуткасным рэжыме. Затое калі ўсё атрымаецца, то атрыманых ведаў хопіць для таго, каб пачаць самастойнае ўзыходжанне да тых межаў, якія вы самі для сябе вызначыце. Але гэта зусім не абавязкова. Так як прафесія рэферэнта, калі сур'ёзна да яе ставіцца, цікавая сама па сабе. Яна дазваляе не упірацца ў вузкае напрамак, пастаянна авалодваць ўсё новымі аб'ёмамі ведаў, ўдасканальвацца.

Як прайсці сумоўе

Калі вы вырашылі, што справіцеся са гэтак адказнай працай, то варта падаць рэзюмэ на існуючыя вакансіі. Абавязкова праверыць пісьменнасць адказаў. Улічыце, што арфаграфічныя памылкі звядуць вашы шанцы да нуля адразу ж. Стылістыка таксама павінна быць стрымана дзелавой. Кожнае ваша слова будзе старанна узважана і разумна. Потым пачнуцца «выпрабаванні». Вам прыйдзецца некаторы час прысвяціць таму, каб давесці, што вы здолееце быць годным памочнікам кіраўніка. Кожная фірма прыдумляе свае метады. Зрэшты, рыхтуйцеся да таго, што вам давядзецца размаўляць з рознымі службовымі асобамі, падрыхтаваць некалькі афіцыйных дакументаў, адказаць на пару тэлефонных званкоў. Трэба ўлічыць яшчэ і тое, што ваша знешнасць будзе строга кантралявацца. Гэта значыць «агледзяць» з галавы да ног. Часцей за ўсё вы павінны будзеце дэманстраваць дзелавы стыль у вопратцы (макіяжы, прычосцы). Таксама непажадана карыстацца моцнымі водарамі. Прадумайце кожную дробязь! Усё ў вас павінна быць някідкім, але прывабным. Рада: трымайцеся сціпла, але ўпэўнена. Выяўляйце кемлівасць, але не нахабства. Тады ўсё павінна абавязкова атрымацца!