Праца з табліцамі "Эксэля": пакрокавая інструкцыя, асаблівасці і рэкамендацыі

Большасць карыстальнікаў камп'ютэрных сістэм на аснове Windows з устаноўленым пакетам Microsoft Office абавязкова сутыкаліся з дадаткам MS Excel. У пачаткоўцаў юзэраў праграма выклікае некаторыя складанасці ў засваенні, тым не менш праца ў «Эксэля» з формуламі і табліцамі не так ужо і складана, як можа здацца на першы погляд, калі ведаць асноўныя прынцыпы, закладзеныя ў дадатку.

Што такое Excel?

Па сутнасці сваёй Excel ўяўляе сабой паўнавартасную матэматычную машыну для выканання мноства арыфметычных, алгебраічных, трыганаметрычных і іншых больш складаных аперацый, аперуючы некалькімі асноўнымі тыпамі дадзеных, не заўсёды адносяцца менавіта да матэматыкі.

Праца з табліцамі «Эксэля» мае на ўвазе выкарыстанне больш шырокіх магчымасцяў з аб'яднаннем і вылічэнняў, і звычайнага тэксту, і мультымедыя. Але ў сваім першапачатковым выглядзе праграма стваралася менавіта як наймагутны матэматычны рэдактар. Некаторыя, праўда, спачатку прымаюць прыкладанне за нейкі калькулятар з пашыранымі магчымасцямі. Глыбокае зман!

Праца ў «Эксэля» з табліцамі для пачаткоўцаў: першае знаёмства з інтэрфейсам

Перш за ўсё пасля адкрыцця праграмы карыстальнік бачыць галоўнае акно, у якім прысутнічаюць асноўныя элементы кіравання і прылады для працы. У пазнейшых версіях пры старце прыкладання з'яўляецца акно, у якім прапануецца стварыць новы файл, па змаўчанні званы «Кніга 1" ці выбраць шаблон для далейшых дзеянняў.

Праца з табліцамі «Эксэля» для пачаткоўцаў на першым этапе знаёмства з праграмай павінна зводзіцца менавіта да стварэння пусты табліцы. Пакуль разгледзім асноўныя элементы.

Асноўнае поле займае сама табліца, якая разбіта на вочка. Кожная мае нумарацыю, дзякуючы двухмерных каардынатах - нумар радка і літарнае пазначэнне слупка (для прыкладу бярэм Excel 2016). Такая нумарацыя патрэбна для таго, каб у формуле залежнасцяў можна было дакладна вызначыць менавіта тую вочка з дадзенымі, аперацыя над якой будзе вырабляцца.

Зверху, як і ў астатніх офісных прыкладаннях, размешчана панэль галоўнага меню, а крыху ніжэй - інструментар. Пад ім ёсць адмысловая радок, у якой ўводзяцца формулы, а крыху лявей можна ўбачыць акенца з каардынатамі актыўнай на дадзены момант вочкі (на якой размешчаны прамавугольнік). Знізу прадстаўлена панэль лістоў і паўзунок гарызантальнага перамяшчэння, а пад ім знаходзяцца кнопкі пераключэння віду і маштабавання. Справа размяшчаецца вертыкальная паласа для перамяшчэння па лісце уверх / ўніз.

Асноўныя тыпу ўводу дадзеных і найпростыя аперацыі

На першым часе мяркуецца, што праца ў «Эксэля» з табліцамі пачаткоўцам карыстальнікам будзе асвойвацца па знаёмых яму аперацыях, напрыклад у тым жа тэкставым рэдактары Word.

Як звычайна, у табліцы можна вырабляць аперацыі капіявання, выразання або ўстаўкі дадзеных, ўводзіць тэкст або лікавыя дадзеныя.

Але ўвод некалькі адрозніваецца ад таго, які вырабляецца ў тэкставых рэдактарах. Справа ў тым, што праграма першапачаткова настроена на аўтаматычнае распазнаванне таго, што карыстальнік прапісвае ў актыўнай вочку. Напрыклад, калі ўвесці радок 2016/02/01, дадзеныя будуць распазнаныя як дата, і ў вочку замест уведзеных лічбаў з'явіцца дата ў спрошчаным выглядзе - 2016/02/01. Змяніць фармат адлюстравання можна досыць проста (на гэтым спынімся крыху пазней).

Сапраўды гэтак жа справа ідзе з лікамі. Можна ўводзіць любыя лікавыя дадзеныя нават з адвольным колькасцю знакаў пасля коскі, і яны будуць адлюстраваныя ў тым выглядзе, у якім усе іх прывыклі бачыць. Але, калі ўводзіцца цэлы лік, яно будзе прадстаўлена без мантиссы (знакаў пасля коскі ў выглядзе нулёў). Памяняць гэта таксама можна.

Але па заканчэнні ўводу дадзеных шматлікія пачаткоўцы карыстальнікі спрабуюць перайсці на наступную вочка, выкарыстоўваючы для гэтага клавіятурныя стрэлкі (па тыпу таго, як гэта можна зрабіць у табліцах Word). І гэта не спрацоўвае. Чаму? Ды толькі таму, што праца з табліцамі «Эксэля» адрозніваецца ад тэкставага рэдактара Word дастаткова адчувальна. Пераход можа ажыццёўлены націскам клавішы Enter або устаноўкай актыўнага прамавугольніка на іншую вочка пры дапамозе левага кліку мышы. Калі пасля напісання чагосьці ў актыўнай вочку націснуць клавішу Esc, увод будзе адменены.

Дзеянні з лістамі

Праца з лістамі на першую пару цяжкасцяў выклікаць не павінна. На панэлі знізу маецца адмысловая кнопка дадання лістоў, пасля націску на якую з'явіцца новая табліца з аўтаматычным пераходам на яе і заданнем імя ( «Ліст 1», «Ліст 2» і т. Д.).

Падвойным клікам можна актываваць перайменаванне любога з іх. Таксама можна выкарыстоўваць меню правага кліку для выкліку дадатковага меню, у якім маецца некалькі базавых камандаў.

фарматы вочак

Цяпер самае галоўнае - фармат ячэйкі - адно з базавых паняццяў, якое і вызначае тып дадзеных, які будзе выкарыстаны для распазнання яе змесціва. Выклікаць рэдагаванне фармату можна праз меню правага кліку, дзе выбіраецца адпаведны радок, або шляхам націскання клавішы F2.

У акне злева прадстаўлены ўсе даступныя фарматы, а справа паказаны варыянты адлюстравання дадзеных. Калі паглядзець на прыклад з датай, паказаны вышэй, у якасці фармату выбіраецца «Дата», а справа усталёўваецца жаданы выгляд (напрыклад 1. лютым 2016 г.).

Для правядзення матэматычных аперацый можна выкарыстоўваць некалькі фарматаў, але ў самым простым выпадку абярэм лікавы. Справа маецца некалькі тыпаў ўводу, паказальнік на колькасць знакаў у мантиссе пасля коскі і поле ўстаноўкі падзельніка груп разрадаў. Выкарыстоўваючы іншыя лікавыя фарматы (экспанентны, дробны, грашовы і т. Д.), Таксама можна выстаўляць жаданыя параметры.

Па змаўчанні для аўтаматычнага распазнавання дадзеных усталяваны агульны фармат. Але пры ўводзе тэксту або некалькіх літар праграма можа пераўтварыць яго самаадвольна ў нешта іншае. Таму для ўводу тэксту для актыўнай ячэйкі трэба ўсталяваць адпаведны параметр.

Праца ў «Эксэля» з формуламі (табліцамі): прыклад

Нарэшце, некалькі слоў пра формулах. І для пачатку разгледзім прыклад сумы двух лікаў, якія знаходзяцца ў вочках A1 і A2. У дадатку маецца кнопка аўтаматычнага суміравання з некаторымі дадатковымі функцыямі (вылічэнне сярэдняга арыфметычнага, максімуму, мінімуму і т. Д.). Досыць усталяваць актыўнай вочка, якая знаходзіцца ў тым жа слупку ніжэй, і пры выбары сумы яна будзе палічаная аўтаматычна. Тое ж самае працуе для гарызантальна размешчаных значэнняў, але актыўную вочка для сумы трэба выстаўляць правей.

Але можна ўвесці формулу і ўручную (праца з табліцамі «Эксэля» прадугледжвае і такую магчымасць, калі аўтаматычнае дзеянне не прадугледжана). Для той жа сумы варта ў радку формул паставіць знак роўнасці і прапісаць аперацыю ў выглядзе A1 + A2 або сум (A1; A2), а калі патрабуецца паказаць дыяпазон вочак, выкарыстоўваецца такі выгляд пасля знака роўнасці: (A1: A20), пасля чаго будзе палічаная сума ўсіх лікаў, якія знаходзяцца ў вочках ад першай да дваццатай ўключна.

Пабудову графікаў і дыяграм

Праца з табліцамі «Эксэля» цікавая яшчэ і тым, што прадугледжвае выкарыстанне спецыяльнага аўтаматызаванага інструмента пабудовы графікаў залежнасцяў і дыяграм на аснове вылучаных дыяпазонаў.

Для гэтага прадугледжана адмысловая кнопка на панэлі, пасля націску на якую можна выбраць любыя параметры або жаданы выгляд. Пасля гэтага дыяграмы або графік адлюструюцца на лісце ў выглядзе малюнка.

Крыжаваныя сувязі, імпарт і экспарт дадзеных

У праграме таксама можна ўсталёўваць сувязі дадзеных, якія знаходзяцца на розных лістах, выкарыстоўваць крыжаваныя спасылкі на файлы іншага фармату або аб'екты, якія знаходзяцца на серверах у інтэрнэце, і мноства іншых надбудоў.

Акрамя таго, файлы Excel можна экспартаваць у іншыя фарматы (напрыклад, PDF), капіяваць з іх дадзеныя і т. Д. Але і сама праграма можа адкрываць файлы, створаныя ў іншых прыкладаннях (тэкставыя фарматы, базы дадзеных, вэб-старонкі, XML- дакументы і т. д.).

Як бачым, магчымасці рэдактара практычна неабмежаваныя. І, вядома, апісаць іх усё проста не хопіць часу. Тут прыведзены толькі пачатковыя асновы, але зацікаўленага карыстальніка прыйдзецца пачытаць даведачную інфармацыю, каб асвоіць праграму на самым высокім узроўні.