Асноўныя нормы і правілы дзелавога этыкету офіснага працаўніка і дзяржаўнага служачага

Калі вы пачнеце працаваць, то вельмі хутка зразумееце, што ўменне выконваць асноўныя правілы дзелавога этыкету спрыяе прафесійнаму поспеху ў любой сферы і шануецца гэтак жа высока, як і дзелавыя якасці. Яно дапаможа вам лёгка ўпісацца ў любы калектыў і хутка заваяваць аўтарытэт у калег і ў кіраўніцтва, асабліва калі вы хутка здолееце ўлавіць розніцу паміж дзелавым і свецкім этыкетам і навучыцеся выбіраць верную лінію паводзін.

Асноўныя правілы дзелавога этыкету

Добрыя манеры ў офісе або дзяржаўнай установе некалькі адрозніваюцца ад таго, што лічыцца прыстойным (звыклым) за іх межамі.

• Калі кіраўніком апынецца мужчына, жанчынам не варта чакаць таго, што ён будзе ўставаць, калі яны ўваходзяць у кабінет. Хоць і сустракаюцца сярод начальнікаў добра выхаваныя мужчыны, у якіх гэтая звычка даведзена да ўзроўню рэфлексу і якія заўсёды ўстаюць, калі ў пакой уваходзіць дама, але гэта - выключэнне. І хай гэта прыемна, але ўсё ж свецкі тон на працы недарэчны. У офісе, дзяржаўнай установе начальнік-мужчына першым праходзіць у дзверы, і калі вы едзеце па справах, ён першым садзіцца ў машыну.
• Словы "дзякуй" і "калі ласка" ў рабочай абстаноўцы яшчэ больш пажаданыя, чым у «свецкага жыцця». Дзякуйце калегаў за любую, нават самую нязначную паслугу і не забывайце пра «чароўным слове», калі звяртаецеся з нейкай просьбай або проста перадаеце каму-небудзь з супрацоўнікаў загад начальства.
• Заўсёды усміхайцеся, вітаючыся з калегамі, і адказвайце з усмешкай на іх прывітання.
• Размаўляйце з людзьмі ў спакойным добразычлівым тоне і рабеце ім знакі ўвагі па-за залежнасці ад іх палавой прыналежнасці.
• Калі ў мужчыны, які ішоў наперадзе вас да дзвярэй, шмат дакументаў, абгоне яго, каб адкрыць дзверы і даць яму прайсці. Дапамагаць у офісе заўсёды павінен той, каму гэта зручней і зручней, аднак, у службовых адносінах захоўваецца выразная іерархія, якую вы павінны адчуваць і падтрымліваць. Гэта не значыць, што вы павінны робеть перад начальствам або выказваць павышаную ўвагу да кожнага слова, няма, але вы павінны аказваць яму ці ёй належную павагу.

Прынятыя правілы дзелавога этыкету могуць істотна адрознівацца не толькі ў розных галінах, але і ў асобных кампаніях. Аднак ёсць правілы, якія абавязкова павінны выконваць як офісныя работнікі, так і дзяржаўныя служачыя. Сярод іх - захаванне пунктуальнасці, адпаведнасць іміджу кампаніі ў вопратцы, уменне захоўваць сакрэты і здольнасць пакідаць асабістыя праблемы за межамі працы. Пагаворым аб кожным з гэтых правілаў падрабязней.

Неабходнасць ўсё рабіць своечасова

Правілы дзелавога этыкету ў офісе, дзяржаўнай установе патрабуюць таго, каб вы заўсёды прыходзілі на працу своечасова, выконвалі ўсе заданні ў тэрмін. Недапушчальныя спазнення, затрымка працы, якую трэба здаваць у дакладна абяцанае час.

Ніколі не прапускайце дзелавыя сустрэчы, прыходзьце на іх загадзя, каб не ставіць пад рызыцы рэпутацыю кампаніі, а не толькі сваю ўласную. Калі вам трэба затрымацца, папярэдзьце пра гэта загадзя, начальства павінна быць інфармаванае, дзе вы знаходзіцеся. Памятаеце, што захаванне дакладнасці, пунктуальнасці ва ўсіх справах - гэта абавязковыя правілы дзелавога этыкету дзяржаўнага служачага і офіснага работніка, а таксама праява павагі да навакольных, натуральнае для любога выхаванага чалавека.

Як правільна апранацца ў офіс або на дзяржаўную службу

Неабходна выконваць агульнапрынятыя правілы дзелавога этыкету ў вопратцы.

• Знешні выгляд работніка павінен адпавядаць іміджу кампаніі, ствараючы прыемнае ўражанне, а калі вы працуеце ў дзяржаўнай установе, гэта яшчэ больш важна.
• Жанчынам неабходна насіць спадніцы і сукенкі даўжынёй не вышэй калена, дапускаюцца штановыя касцюмы строгага крою. Недапушчальна насіць на працу ў офіс вопратку яркіх, якія крычаць адценняў з бліскаўкамі, стразамі, а таксама аблягае рэчы.
• Мужчынам варта прытрымлівацца дзелавога стылю, насіць касцюмы, штаны, кашулі з гальштукам або без. Джынсы і швэдры лепш выключыць з працоўнага гардэроба.
• На працу можна насіць сціплыя ювелірныя ўпрыгажэнні, гарманавальныя з адзеннем, як і іншыя дэталі касцюма.

правіла прыватнасці

Вы павінны ўмець захоўваць сакрэты кампаніі, любой здзелкі, ня распаўсюджваючыся на гэтую тэму ні з калегамі, ні са сваімі блізкімі. Не чытайце лістоў, прызначаных іншым асобам, перадавайце ўсе паведамленні асабіста, без пасярэднікаў і старонніх асоб. Калі вам трэба адправіць факс, патэлефануйце загадзя адрасату, каб ён быў побач і мог асабіста прыняць дакумент або ліст. Не змешвайце сваё асабістае жыццё з працай, не варта распавядаць пра праблемы ў жыцці, шукаць суцяшэння ці прасіць дапамогі ў таварышаў па службе. У офісе важна захоўваць самавалоданне і добры настрой, па-за залежнасці ад дрэннага настрою. Дадзеныя правілы дзелавога этыкету дзяржаўнага служачага і офіснага работніка павінны выконвацца няўхільна.

Вы і начальства

Правілы дзелавога этыкету для падначаленых маюць на ўвазе дыстанцыйнае, нефамильярное зварот да кіруючага твары. Нават калі начальніца (начальнік) - дзяўчына ці юнак толькі трохі старэйшы за вас, варта казаць «вы». Калі вы знаходзіцеся ў кабінеце ў кіраўніка, і да яго ўваходзіць дзелавой партнёр ці іншы начальнік, застацца вам ці выйсці - павінен вырашыць ён, калі папросіць вас выйсці, у гэтым няма падставы адчуваць сябе ушчэмленым. Калі калі-небудзь начальнік абразіць вас у прысутнасці старонніх, не адказвайце яму тым жа. Калі вы засмучаныя, ня выскокваюць з кабінета, паспрабуйце спакойна выйсці і знайсці адасобленае месца, дзе можна супакоіцца. Ня абмяркоўвайце тое, што здарылася з калегамі. Высветліць адносіны з кіраўніком можна ў непрацоўны час, спакойна выслухаўшы яго пажаданні і выказаўшы свае прэтэнзіі. Чым вышэй начальства, тым складаней ваша ролю, і ў некаторых сітуацыях важна памятаць правілы дзелавога этыкету. Калі асоба паважанага чалавека трэба праводзіць па калідоры ўстановы, вам неабходна адкрываць дзверы, каб прапусціць важнага госця, а потым рухацца побач з ім, адстаючы толькі на чвэрць кроку. Калі калідор разветвляется, вы павінны будзеце вытанчаным жэстам паказаць яму кірунак. Калі калідор віхляе, можна сказаць «Дазвольце, я праводжу вас» і тады ўжо смела ісці наперадзе.

Некалькі слоў пра дурных манерах

Ёсць нормы і правілы дзелавога этыкету, адназначныя для ўсіх служачых: не чытаць чужых лістоў, казаць стрымана і ветліва, трэба быць прыязным з калегамі і захоўваць дыстанцыю з начальствам. Але часам на працы з гэтых правілаў робіцца выключэнне, напрыклад, калі трэба знайсці дакумент у стале ў другога супрацоўніка, якога няма. Агульнае паводзіны на службе і ў офісе павінна быць годным, з бездакорнымі манерамі. Пастаянна трэба сачыць за сваімі паводзінамі, як вы хадзіце, маеце зносіны, сядзіце. Запомніце, што непрыстойна чапаць нос, вушы, валасы або іншыя часткі цела пры ўсіх.

Чаго нельга рабіць на працоўным месцы ні ў якім разе:

• Жаваць, калупацца ў зубах.
• Грызці ручкі, алоўкі, паперы або пазногці.
• Папраўляць макіяж, манікюр, фарбаваць вусны на працоўным месцы - гэта асноўныя правілы дзелавога этыкету для сакратара.
• Пазяхаць, не зачыніўшы рот.
• Складваць ногі на стол, класці нагу на нагу

Штодня неабходна:

• Сачыць за чысцінёй адзення, валасоў, цела, карыстацца дэзадарантам, але не духамі.
• Мець пры сабе ахайны насоўку.
• Сачыць за здароўем зубоў.

Дадзеныя правілы і прапановы з'яўляюцца абавязковымі нормамі этыкету, яны дазваляюць стаць не толькі добрым, каштоўным работнікам, але і прыемным чалавекам, з якім хочацца мець справу. Знешні выгляд як нельга лепш дэманструе павагу да іншых людзей.

Правілы добрага тону ў зносінах з калегамі

Калі вы толькі прыступаеце да працы ў офісе і знаёміцеся з калегамі, то пачынаеце будаваць адносіны, ад якіх будзе залежаць клімат у калектыве, і вынікі супольнай працы. Як паводзіць сябе, каб размясціць іх да сябе? Будзьце прыязныя з усімі, але не імкніцеся адразу зблізіцца з кім-то адным, дайце сабе некаторы час, каб даведацца людзей лепей. Не саромейцеся пытаць супрацоўнікаў аб працы, але ў першы час не заводзьце з імі асабістых размоў. Не хвалюйцеся, калі не атрымалася з першага дня ўліцца ў калектыў, нічога страшнага ў гэтым няма. Заўсёды дзякуйце калегаў за дапамогу і памятайце аб тым, што нельга выходзіць за правілы этыкету дзелавога зносін.

напрыклад:

• не надакучае калегам сваімі размовамі і ня ўмешвайцеся ў чужыя размовы;
• ня любяць плёткі і не слухайце плёткі, ці не падслухоўвае чужыя тэлефонныя размовы;
• ня абмяркоўвайце з калегамі праблемы здароўя і функцыі цела;
• не імкніцеся з любой нагоды выказваць або навязваць сваё асабістае меркаванне;
• не здае справаздачу нікога ў прысутнасці старонніх, нават калі вы тройчы маюць рацыю, раптам выйшлі з сябе - неадкладна перапросіце;
• не рабеце выгляд, што вы занятыя больш за іншых, часам вы можаце ветліва папрасіць сваіх калегаў не шумець, але рабіць гэта ветліва і без выкліку;
• ня будзьце эгаістычныя, у службовым запале старайцеся не нашкодзіць калегам, каб зарабіць нейкі перавага або выслужыцца перад начальствам.

А галоўнае правіла дзелавога этыкету, як офіснага работніка, так і дзяржаўнага служачага, абвяшчае: «неабходна быць ветлівым, тактоўным, абыходлівы і талерантным у зносінах з калегамі і кіраўніцтвам, ніколі не ідучы на нагоды сваіх эмоцыяў».

Правілы тэлефоннага этыкету для сакратара

Першае ўражанне ад кампаніі часта складваецца пры тэлефоннай кантакце, а ад дрэннага першага ўражання цяжка пазбавіцца. Вельмі часта, патэлефанаваўшы па справе ў нейкую фірму, можна натыкнуцца на адказ, які не мае нічога агульнага ні з дзелавым этыкетам, ні з простымі правіламі ветлівасці. Некаторыя супрацоўнікі адказваюць па службовым тэлефоне так, нібы робяць ласку, іншыя не лічаць патрэбным называць фірму ці аддзел. І кожны ведае, як прыемна пасля гэтага мець зносіны па тэлефоне з добра выхаванымі людзьмі, якія адказваюць хутка, ветліва, выказваюць гатоўнасць дапамагчы.

На тэлефонныя званкі, як правіла, адказвае сакратар, аднак не толькі ён, але і ўсе работнікі павінны ведаць асноўныя правілы этыкету дзелавога зносін, якія важна выконваць пры зносінах па тэлефоне.

• Не прымушайце людзей чакаць адказу, адразу падымайце трубку і адказвайце. Калі не можаце размаўляць, папытаеце ператэлефанаваць, не ўцягваць у які патэлефанаваў чакаць. А падключаць музыку да лініі, каб запоўніць паўзу, лічыцца дурным тонам.
• Адразу пасля таго, як падніміце трубку, павітайцеся, скажыце сваю кампанію і представьтесь. Калі вы працуеце ў буйным установе, неабходна назваць канкрэтны аддзел, каб дапамагчы абаненту зарыентавацца.
• Калі да тэлефона просяць кагосьці іншага, прыміце паведамленне для яго ці прапануеце ператэлефанаваць пазней.
• Падчас размовы трымаеце сябе ў руках і нават з самымі Непанятлівы кліентамі паводзьце сябе карэктна. Калі чалавек «на ўзводзе», дапамажыце яму супакоіцца, але ў адказ на абразу проста павесьце трубку.
• Сачыце за сваёй прамовай і выбірайце словы, памятаеце, што жаргон ў дзелавым зносінах зусім недарэчны. Ніколі не адказвайце «ага» або «пра кей», толькі «так», «добра» або «вядома».
• Трымаеце трубку ў руках, а не паміж плячом і падбародкам, кажаце выразна і прама ў мікрафон, а не міма. І ніколі не кажаце з поўным ротам.
• Калі тэлефануйце вы - павітайцеся і адразу ж назавіце сябе і кампанію, якую вы ўяўляеце. Гаварыць больш ветліва, коратка і па справе.

Дзелавой этыкет у зносінах з наведвальнікамі

Дзяржаўныя служачыя і офісныя работнікі часта прымаюць кліентаў у сябе ў кабінеце. Добрыя манеры тут незвычайна важныя, людзям падабаецца мець справу з тым, хто аказвае ім павагу. Правілы этыкету дзелавога зносін і паводзін павінны выконвацца ва ўсім: і ў тым, каб сустрэць наведвальніка каля дзвярэй, дапамагчы яму распрануцца, і ў тым, каб не прымушаць яго чакаць. Калі пачакаць усё ж такі даводзіцца, абавязкова перапросіце, нават калі віна за гэтую затрымку ляжыць не на вас, прапануеце яму чай ці кава. Сустракайце людзей ветліва, з усмешкай, старайцеся ўсталяваць нефармальныя кантакты, але ніколі не пляткарыць пра што б там ні было. У размове шануйце дыстанцыю, але будзьце карэктныя, ветлівыя і цярплівыя. Тыя, хто застаўся наведвальнікаў да дзвярэй кабінета, як сваіх гасцей.

Добры тон у дзелавых лістах

Правілы этыкету дзелавой перапіскі закранаюць як знешні выгляд, так і змест, напаўненне самога лісты. Перад напісаннем трэба скласці план, які дапаможа коратка і выразна выкласці сутнасць справы. Пры гэтым важна ўлічыць некалькі абавязковых правілаў вядзення дзелавой перапіскі.

1. Ліст павінна быць напісана пісьменна з пункту гледжання стылістыкі, арфаграфіі і пунктуацыі.
2. Афіцыйныя паслання прынята друкаваць, гэта сведчанне павагі да адрасата.
3. Па правілах добрага тону ні адно з лістоў, за выключэннем падзячных, не павінна заставацца без адказу.
4. Ліст павінна быць акуратна аформлена, дзелавыя лісты прынята пісаць толькі на паперы фармату А-4 белага колеру.
5. Заўсёды датуецца свае лісты ў ніжняй частцы злева і пакідайце асабісты подпіс, прозвішча і ініцыялы.
6. Пры звароце прынята ўжываць слова «паважаны (ая)», а пры выкарыстанні асабістага займеннікі «Вы» пісаць яго з вялікай літары.

У заключэнне

Дасканаласць дасягаецца стараннем і паўтарэннем. Імкнецеся да дасканаласці ва ўсім, абвяшчаюць правілы дзелавога этыкету - у манеры трымацца, у манеры гаварыць і рухацца, але не спыняйцеся толькі на знешнім праяўленні добрых манер, выпраўляйце недахопы ўласнага характару, будзьце ўважлівыя да калег, вучыцеся вытрымцы і цярпенню, ставіцеся да сябе і да іншых людзей з роўным павагай. Калі вы будзеце руплівыя ў працы, то вельмі хутка заўважыце вынікі, якія зменяць вашу жыццё.