Адміністрацыйны персанал - гэта неабходная звяно ў дзелавой ланцуга

Да гэтага часу некаторыя прадпрымальнікі лічаць, што адміністрацыйны персанал - гэта пустая трата сродкаў і лішняя бюракратыя. Аднак справядлівым такое зацвярджэнне можа быць толькі для вельмі маленькіх фірмаў, дзе кіраўнік ўсе абавязкі бярэ на сябе. На самай справе адміністрацыйны персанал - гэта важнае звяно ў дзелавой ланцуга. Менавіта ён арганізуе працу прадпрыемства, адказвае за яго сувязь са знешнім светам, за своечасовае выкананне дагавораў, заказаў, сочыць за паступленнем аплат.

Нават адсутнасць на працягу аднаго дня сакратара, офіс-мэнэджэра, асабістага памочніка паказвае, наколькі неабходны ў бізнэсе адміністрацыйны персанал. Пасады, якія мы назвалі вышэй, - гэта асноўныя працоўныя месцы такога тыпу. Аднак яны не вычэрпваюцца толькі гэтымі відамі заняткаў. Хто ставіцца да адміністрацыйнага персаналу нароўні з сакратаром? Справавод, супрацоўнік колл-цэнтра, офіс-менеджэр, персанальны асістэнт, сакратар-перакладчык. Памылкова меркаваць, што такую працу можа выконваць любы чалавек пасля кароткатэрміновых курсаў. Для таго каб якасна арганізаваць дзейнасць прадпрыемства, неабходныя не толькі асабістыя якасці, такія як дыпламатычнасць, аб'ектыўнасць, пунктуальнасць. Адміністрацыйны персанал - гэта асобы, якія маюць доступ да вельмі важнай інфармацыі, ад якой часцяком залежыць функцыянаванне ўсёй фірмы. Такім чынам, пісьменнае справаводства, хуткая друк, дакладнасць, добрасумленнасць і арганізатарскія здольнасці проста неабходныя. Акрамя таго, патрэбныя і спецыяльныя веды. У ідэале адміністрацыйны персанал - гэта работнікі з вышэйшай адукацыяй, неабавязкова профільным. Асноўным патрабаваннем будзе ўменне звяртацца з важнай інфармацыяй і дакументамі.

Офіс-менеджэр, акрамя прэзентабельнага знешняга выгляду і манер, павінен таксама пісьменна мець зносіны з наведвальнікамі прадпрыемствы, бо сярод іх будуць і партнёры, і патэнцыйныя кліенты. Парой такому спецыялісту даручаюць таксама прасоўванне тавараў або паслуг кампаніі. У любым выпадку менавіта ён каардынуе працу ўсіх службаў і сувязь з кіраўніком. Ён таксама адказвае і за захаванне працоўнага графіка, за расклад сустрэч і перагавораў. Персанальны асістэнт аказвае кіраўніку дапамогу ў арганізацыі камандзіровак па краіне і за мяжу. Прадпрымальнікі імкнуцца абраць на гэтую пасаду чалавека, які валодае ведамі замежных моў, дзелавога этыкету, пісьменнага і пунктуальныя. Як правіла, сакратарамі і асістэнтамі працуюць жанчыны, аднак, насуперак распаўсюджанаму меркаванню, не маладыя, а адукаваныя дамы старэйшыя за 25 гадоў. А вось офіс-мэнэджэрам можа быць і мужчына, усё залежыць ад галіны. Дадатковым перавагай будзе не толькі вопыт працы, але і прафесійныя веды з вобласці дакументазнаўства. Як ні дзіўна, але пры ўсім багацці пісьменных і адукаваных спецыялістаў, маладых выпускнікоў ВНУ падабраць кваліфікаваны адміністрацыйны персанал - гэта няпростая задача. Бо важныя не толькі профільныя веды, але і асабістыя якасці: Неканфліктнасць, аб'ектыўнасць, уменне падпарадкоўвацца і кіраваць, арганізатарскія здольнасці.