Тэрміны захоўвання кадравых дакументаў вызначаецца Пералікам архіўных дакументаў

Дакументам прынята лічыць дакументаваную інфармацыю, зафіксаваную на матэрыяльным носьбіце і якая мае рэквізіты, дзякуючы якім ажыццяўляецца яе ідэнтыфікацыя. Для арганізацыі хуткага пошуку і правільнага захоўвання дакументаў, якія тычацца асабістага складу, служба кіравання персаналам павінна складаць і сцвярджаць сваю наменклатуру спраў па адзінай уніфікаванай сістэме, якая дзейнічае ў арганізацыі. Тэрміны захоўвання кадравай дакументацыі, як пазначана ў пункце 75 ДАСТ Р 51141-98, ўсталёўваюцца наменклатуру спраў арганізацыі, якая складаецца з улікам тэрмінаў захоўвання, названых у Пералiку тыпавых архіўных дакументаў кіраўніцкага характару, якія ўтвараюцца ў выніку дзейнасці розных органаў улады і арганізацый (зацверджаны 25.08. 2010 Загадам па Міністэрстве культуры РФ № 558).

Служба кіравання персаналам фармуе асабістыя справы ўсіх супрацоўнікаў арганізацыі. Згодна з Пераліку, тэрміны захоўвання загадаў па кадрах складаюць 75 гадоў, пасля чаго, па рашэнні ЭПК (спецыяльная экспертна-праверачная камiсiя), яны ўтылізуюцца. Гэта тычыцца загадаў, распараджэнняў і іншых дакументаў да іх адносяцца (інфармацыя ў выглядзе даведак, зводак, дакладаў):

• аб прыёме, сумяшчэнні, перакладзе, перамяшчэнні, звальненні;
• аб павышэнні кваліфікацыі, аб атэстацыі, аб прысваенні званняў (чыноў);
• аб узнагароджаннях і заахвочваннях;
• па аплаце працы, па розных выплатах і прэміях;
• на адпачынак, які прадастаўляецца для догляду за дзіцём;
• на адпачынак без захавання ўтрымання;
• аб змене прозвішча;
• на розныя віды адпачынкаў для тых, хто працуе ў цяжкіх, небяспечных і шкодных умовах працы;
• аб дзяжурствах, звязаных з асноўнай дзейнасцю;
• аб працяглых камандзіроўках (унутры краіны і за мяжой);
• аб камандзіроўках работнікаў, якія працуюць у цяжкіх, небяспечных і шкодных умовах працы.

Для спраў, якія змяшчаюць іншую катэгорыю загады, распараджэнні і рознай дакументаванай інфармацыі (да іх адносяцца зводкі, даведкі, інфармацыі ці даклады) i датычацца штогадовых планавых і аплатных водпускаў, дысцыплінарных спагнанняў, навучальных адпачынкаў, графікаў дзяжурстваў, камандзіровак на непрацяглы час (ўнутрырасійскіх або замежных ), Пералікам ўстаноўлены 5-ці гадовыя тэрміны захоўвання кадравых дакументаў.

У тэчцы (справе) пад адной вокладкай могуць змяшчацца толькі тыя дакументы, для якіх у Наменклатуры ўстаноўлены аднолькавыя тэрміны захоўвання кадравых дакументаў. Усе яны размяшчаюцца ў строгай парадку. Справа пачынае фармавацца з заявы з просьбай аб прыёме на працу. Затым дапаўняецца кірункам на перамовы або прадстаўленнем на супрацоўніка, анкетай і лістком па ўліку кадраў з дапаўненнямі да асабістага лістку аб заахвочваннях i па ўліку кадраў. У справе прысутнічае ў абавязковым парадку дакументы аб адукацыі, а таксама аўтабіяграфія. Выпіскі з загадаў аб перамяшчэнні, новым прызначэнні або звальненні супрацоўніка, а таксама характарыстыкі, даведка-аб'ектыўка і іншыя дакументы, якія адносяцца да канкрэтнага супрацоўніка, ўключаюцца ў справу асобнай групай. Усе дакументы ў справе размяшчаюцца ў храналагічнай паслядоўнасці.

Кожную заяву (скарга) і матэрыялы аб разглядзе (калі яны не датычацца пытанняў па паляпшэнню вытворчай дзейнасці) адносяцца да дакументаў кадравай службы і ўваходзяць у справу самастойнай групай, аддзеленай лістом-падзельнікам. Пры паўторным атрыманні заявы (скаргі) або ўзнікненні дадатковых матэрыялаў іх ашалёўваюць ў дадзеную групу. Дакументы размяшчаюцца ў алфавітным або храналагічным парадку. Для дадзенай катэгорыі спраў тэрміны захоўвання кадравых дакументаў таксама ўсталёўваюцца наменклатуры з улікам Пералiку, зацверджанага Загадам № 558. На вокладцы кожнай справы ў абавязковым парадку ўказваецца лічбавая або літарная індэксацыя і, вядома, тэрміны захоўвання кадравых дакументаў.